Responsable du stock :

Dans l'activité précédente a été établie une liste de tous les articles actuellement en stock, de ceux qui doivent toujours être disponibles en stock et des spécifications pour chacun d'eux.

1. Dans la colonne de droite figure un lien vers un registre de contrôle de stock générique, très élémentaire. Ce registre est constitué d'un tableau contenant de nombreux paramètres pour chaque article en stock. Remplir le tableau avec tous les articles qui doivent être présents en permanence dans le stock du laboratoire, comme déterminé dans l'activité précédente. Des instructions sur la façon de remplir le tableau sont indiquées en haut de la feuille Excel.
2. Si l'on estime que des informations supplémentaires doivent figurer dans le tableau, celui-ci peut être adapté ; il doit être aussi convivial que possible pour l'utilisateur.
3. Optimiser le tableau : ont été indiqués la quantité moyenne de chaque article utilisée par jour et le nombre moyen de jours entre la commande d'un article et sa réception au laboratoire. Si ces paramètres s'avèrent incorrects après un certain temps, ils doivent être adaptés à plusieurs reprises jusqu'à obtention d'un tableau optimal afin de faire les commandes exactement au bon moment.
4. En phase 1, les fiches de stock ont été introduites. À ce moment, la règle a été établie selon laquelle toute personne ayant besoin d'un article doit s'adresser au responsable du stock qui le prélèvera dans le stock et veillera à actualiser la fiche de stock. Comme le responsable est en mesure de calculer combien d'articles sont stockés au moyen des fiches de stock, il peut également actualiser le registre de contrôle de stock. Il prendra l'habitude d'actualiser le registre de contrôle de stock une fois par semaine à un moment fixe. De cette manière, il peut savoir directement quels articles doivent être commandés.
5. Depuis l'introduction des fiches de stock en phase 1 un état du stock est également effectué une fois tous les trimestres. Au moment où le responsable fait un état du stock, il vérifie déjà la date de péremption, compte le nombre d'articles en stock et actualise les fiches de stock si nécessaire. À présent, il faut également commencer à actualiser le registre de contrôle de stock après avoir fait l'état du stock afin que le registre soit également actualisé.