موظف شؤون المخزونات:

في النشاط السابق أعددتَ قائمة بجميع البنود الموجودة حالياً في المخزونات، وتلك التي يجب أن تتوافر دوماً في المخزونات، والمواصفات الخاصة بكل بند.

1. ويرد في العمود الأيسر سجل عام وأساسي لمراقبة المخزونات. ويتألف هذا السجل من جدول يحتوي على بارامترات عديدة لكل بند من البنود المخزونة. اِمْلأ الجدول بجميع البنود التي يجب أن تتوافر دوماً في مخزونات المختبر على النحو الذي حددته في النشاط السابق. وترد تعليمات بشأن كيفية ملء الجدول أعلى صحيفة إكسل.
2. إذا وجدت أنه يجب إدراج المزيد من المعلومات في الجدول، لا تتردد في تعديل الجدول؛ فيجب أن يحقق لك أكبر قدر من سهولة الاستخدام.
3. هيء الجدول على النحو الأمثل: سبق لك أن أدخلت حجم الاستخدام اليومي المتوسط لكل بند من البنود، ومتوسط عدد الأيام التي تمر ما بين إصدار طلبية البند ووصوله إلى المختبر. فإذا كانت هذه البارامترات تبدو غير صحيحة بعد فترة ما من الزمن، عدِّل البارامترات بالقدر اللازم كي تحقق البارامترات المُثلى التي تمكّنك من إصدار الطلبيات في الوقت الملائم تماماً.
4. في المرحلة الأولى أُدخلت بطاقات المخزونات. ووُضعت حينئذ القاعدة القائلة بأن أي شخص يحتاج إلى بند ما من المخزونات ينبغي له التوجه إليك لتأخذ البند من المخزونات ولتتأكد من أن بطاقات المخزونات تبقى محدَّثة. ونظراً لأنك قادر على حساب البنود التي مازالت في المخزونات باستخدام بطاقات المخزونات، فيمكنك أيضاً تحديث سجل مراقبة المخزونات. واجعل من تحديث سجل مراقبة المخزونات عادة تكررها مرة أسبوعياً في وقت محدد. فإن ذلك يمكنك من رؤية البنود التي يلزم طلبها.
5. منذ إدخال بطاقات المخزونات في المرحلة 1 بدأ أيضاً إجراء جرد فصلي للمخزونات المتبقية. وعند إجراء جرد المخزونات المتبقية تقوم أيضاً بفحص تاريخ الصلاحية وحساب عدد البنود المخزونة وتحديث بطاقات المخزونات الخاصة بكل بند حسب الاقتضاء. والآن يجب عليك أن تبدأ أيضاً في تحديث سجل مراقبة المخزونات بعد جرد المخزونات المتبقية لكي تظل محدَّثة كذلك.