Сотрудник, ответственный за инвентарный учет:

В предыдущем мероприятии вы подготовили перечень всех материалов, имеющихся в настоящее время в наличии, отметили, какие из этих материалов должны иметься постоянно, и сформулировали спецификации каждого материала.

1. Справа на странице приведена ссылка на очень простой типовой «Журнал контроля запасов». Этот журнал представляет собой таблицу с набором параметров для каждого материала в наличии. Заполните таблицу, вписав все материалы, которые должны постоянно иметься в лаборатории в наличии, как вы выяснили в предыдущем мероприятии. Инструкции о том, как заполнять таблицу, приведены в верхней части страницы файла Excel.
2. Если вам кажется, что требуется включить в таблицу дополнительную информацию, свободно редактируйте таблицу; она должна быть для вас максимально удобной.
3. Оптимизируйте таблицу. В таблицу требуется вписать средний расход материалов за день и среднее число дней от заказа до доставки материала. Если через некоторое время окажется, что эти параметры неправильные, изменяйте параметры до тех пор, пока они не будут правильно показывать, когда надо делать заказ.
4. На этапе 1 были введены «Карточки учета запасов». Тогда же было оговорено правило, что когда кому-то нужен какой-то материал из запасов, этот сотрудник должен прийти к вам, чтобы вы извлекли этот материал и записали расход в «Карточке учета запасов». Поскольку с помощью карточек вы можете подсчитать количество каждого материала в наличии, вы так же можете обновить «Журнал контроля запасов». Введите это в привычку – обновлять «Журнал контроля запасов» в установленное время раз в неделю. Тогда вы сразу будете видеть, какие материалы следует заказать.
5. Когда на этапе 1 были введены «Карточки учета запасов», тогда же была заведена ежеквартальная проверка запасов. Во время такой проверки вы уже проверяете дату истечения срока годности, количество единиц в наличии и обновляете карточки для каждого наименования, если это необходимо. Теперь после ежеквартальной проверки вы должны также обновлять «Журнал контроля запасов», чтобы он соответствовал сегодняшнему дню.