Başlık
Neden
Laboratuvarda yürütülen her faaliyet için hangi pozisyonun faaliyeti yürütmekle yetkili olduğu, hangi pozisyonun faaliyetin doğru yürütülmesinden sorumlu olduğu ve hangi pozisyonların faaliyeti yürütme yetkisinin bulunmadığı belirlenmelidir. Böylece her pozisyonda kimin faaliyeti yürütmekle yetkili olduğu ve söz konusu faaliyet için kimin eğitim alması gerektiği bilinir ve her faaliyet için sorumluluk alınır, dolasıyla da bütün faaliyetlerin doğru ve güvenli bir şekilde yürütülmesi sağlanır.
Ne
Bir Yetkilendirme Matrisi hazırlanarak laboratuvarda yürütülen her faaliyette yetkiler ve sorumluluklar belirlenir.
Örneğin: Matris, "PZR makinesinin çalıştırılması" faaliyetinden Moleküler Biyoloji bölümü personelinin sorumlu olduğunu ve bölüm başkanının bu faaliyetin doğru yürütülmesinden sorumlu olduğunu belirtmelidir. Otomatik olarak laboratuvardaki diğer pozisyonların PZR makinesini çalıştırmasına izin verilmez. PZR makinesinin hatalı çalıştırıldığı görüldüğünde bölüm başkanı bilgilendirilmeli ve bölüm başkanı aynı hatanın gelecekte de tekrarlanmasını önlemelidir.
Sağ sütunda Yetkilendirme Matrisi'nin bir bölümünün örneğine yer verilmiştir.
Nasıl ve kim?
Laboratuvar Yöneticisi:
- Laboratuvarda yürütülen bütün faaliyetlerin listesini çıkarır. Örnek: ayıraç siparişi, ayıraçların alındığına dair makbuzun imzalanması, ayıraçların siparişe uygun olup olmadığının kontrolü vb. En iyi yöntem önce laboratuvarın bütün bölümlerinin listelenmesi, ardından bu bölümlerde yürütülen faaliyetlerin listelenmesi, daha sonra da yetkilerin tanımlanması gereken prosedür adımlarının belirlenmesidir. Pragmatik bir yaklaşım benimsenmeli ve bazı faaliyetlerin unutulmasından korkulmamalıdır; unutulanlar daha sonra eklenebilir.
- Yetkilendirme Matrisi'nin taslağını çıkarır (bkz. sağ sütunda yer alan Yetkilendirme Matrisi Örneği). Yetkilendirme Matrisi'nin "canlı" tutulması şiddetle tavsiye edilir. Bu yüzden mümkünse bu doküman basılmamalı, çizelge kullanılmalı ve doküman dijital ortamda tutulmalıdır. Böylece istendiği zaman üzerinde değişiklik yapılabilir. Deneyimlerimize göre bu yöntem özellikle başlangıç aşamasında çok daha uygundur.
- Her faaliyet için o faaliyetten laboratuvardaki hangi pozisyonunun/bölümün sorumlu olduğunu, hangi pozisyonların/bölümlerin faaliyeti yürütmeye yetkili olduğunu belirler (daha önceki aktivitede laboratuvardaki pozisyonların listesi çıkarılmıştı). Bunları Yetkilendirme Matrisi'nde gösterir. Kurumdaki bir kişinin (genelde Laboratuvar Yöneticisi) belirli faaliyetleri yürütmesi için diğer personel üyelerini yetkilendirmek ve Yetkilendirme Matrisi'ni hazırlamaktan sorumlu olması gerekmektedir.
- Yetkilendirme Matrisi'ni tarih atarak imzalar.
- Yetkilendirme Matrisi'ni tüm personelin erişebileceği şekilde Organizasyon klasöründe veya dijital olarak saklar.
- Haftalık personel toplantısında Organizasyon Şemaları ve Yetkilendirme Matrisi'nin geliştirildiğini personele açıklar. Personele Yetkilendirme Matrisi ve pozisyonları arasındaki ilişkiyi anlatır ve görev, sorumluluk ve yetkileri konusunda bilgi almak için Yetkilendirme Matrisi'ni inceleyebileceklerini belirtir. Belirli bir görevi yürütme izinleri olup olmadığından emin olmadıklarında personel üyelerinin yetkilerini kontrol etmeleri çok önemlidir.
Bu sitede arat
Questions on how it works?
Açıklama
Araç
Artalan bilgisi
Şablon