Director del laboratorio:

1. Elabore una lista de todas las actividades que se realizan en el laboratorio. Por ejemplo: hacer pedidos de reactivos, firmar la recepción de los reactivos, comprobar si los reactivos encajan con el pedido, etc. Lo mejor es elaborar primero una lista de todas las secciones del laboratorio y a continuación elaborar una lista con todos los procedimientos que se llevan a cabo en dichas secciones e identificar posteriormente los pasos de cada procedimiento para los que haya que definir las autorizaciones. Use un enfoque pragmático y no tenga miedo de olvidar ciertas actividades, siempre está a tiempo de añadirlas más tarde.
2. Elabore un esbozo de la matriz de autorización (véase el ejemplo de matriz de autorización incluido en la columna de la derecha). Se recomienda encarecidamente mantener la matriz de autorización como un “documento abierto”. Por tanto, no la imprima en papel pero, si es posible, use una planilla y guarde el documento en formato digital. Así podrá cambiarlo y modificarlo cuando lo desee. La experiencia dice que es mucho más práctico, especialmente al principio.
3. Defina para cada actividad qué puesto/sección del laboratorio es responsable de ella y qué puestos/secciones están autorizados a realizar la actividad (en la actividad anterior se elaboró una lista de los puestos del laboratorio). Indique todo esto en la matriz de autorización. No olvide que alguien dentro de la organización (normalmente el director del laboratorio) debe estar autorizado a otorgar autorización a otros miembros del personal para que estos realicen ciertas actividades y a adaptar la matriz de autorización.
4. Firme y ponga fecha a la matriz de autorización.
5. Guarde la matriz de autorización en la carpeta “Organización” o consérvela en formato digital y haga que sea accesible a todos los miembros del personal.
6. Explique en una reunión semanal del personal que se han elaborado los organigramas y una matriz de autorización. Explique a los miembros del personal la relación que guarda la matriz de autorización con sus puestos y que pueden ojear libremente la matriz de autorización para descubrir cuáles son sus tareas, responsabilidades y autorizaciones. Es importante que los miembros del personal comprueben sus autorizaciones cuando no estén seguros de tener permiso para realizar cierta tarea.