Başlık
Neden
Bir kalite yönetim sisteminde birçok doküman hazırlanacaktır. Her dokümanda daha sonraki bir aşamada başvurulmak üzere belirli bir süre saklanması gereken bilgiler bulunacaktır. Ancak, bütün doküman türlerinin aynı yerde ve aynı süreyle saklanması gerekmez. Bazı dokümanlarda asla imha edilmemesi gereken bilgiler bulunmaktadır. Bazılarında ise 5 yıllık bir süre sonrasında değerini kaybeden bilgiler bulunabilir. Arşivin aşırı dolu ve aşırı dağınık hale gelmesini önlemek için her kayıt türünün ne süreyle arşivleneceği belirlenmelidir.
Ne
Her doküman türünün arşivde ne süreyle saklanması gerektiğini ve her doküman türünün arşivde nerede saklandığını belirten bir Doküman Saklama Listesi hazırlayın. Sağ sütunda normal şartlar altında bir kalite yönetim sistemi içerisinde en çok hazırlanan, her kaydın tavsiye edilen saklama süresi ile birlikte doküman türlerini gösteren bir doküman saklama listesi örneği verilmiştir. Bu örneği baz alabilirsiniz.
Doküman Kontrol Listesi adı verilen bu liste bu aşamanın sonraki adımlarında geliştirilmesi gerekecek Doküman Kontrolüne Yönelik SÇP'ye ek olarak kullanılacaktır. Bu listeyi kullanarak her personel hangi dokümanın arşivleneceğini, hangilerinin arşivlenmeyeceğini, hangi doküman türünün nerede ve ne süreyle arşivleneceğini öğrenir.
Sağ sütunda DSÖ Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi (LKYS) el kitabından alınan, dokümanların ve kayıtların saklanmasına ilişkin artalan bilgisine yer verilmiştir.
Nasıl ve kim?
Kalite Sorumlusu:
- Laboratuvarda rutin olarak arşivlenen dokümanların listesini çıkarır. Sağ sütunda verilen Doküman Saklama Listesi Örneği'ni baz alabilirsiniz. Bu tabloda listelenmeyen, ancak laboratuvar tarafından kullanılan dokümanları ekler.
- Her dokümanın ne süreyle arşivlenmesi gerektiğine karar verir ve bunu listede belirtir (ulusal organizasyonel yönetmeliklere dikkat edilmelidir; varsa bunlara uyulmalıdır).
- Her dokümanın nerede arşivlenmesi gerektiğine karar verir ve bunu listede belirtir.
- 2. aşamanın sonraki adımlarında Doküman Kontrolüne Yönelik bir SÇP geliştirilecektir. Doküman Saklama Listesi, bu SÇP'ye ek olarak dâhil edilecektir. O zamana kadar Doküman Saklama Listesi kaybolmaması için güvenli bir yerde saklanır.
Bu sitede arat
Questions on how it works?
Açıklama
Araç
Artalan bilgisi
Şablon