Título
Por qué
En un sistema de gestión de la calidad, se producirán muchos documentos. Cada documento contiene información que debe guardarse durante un cierto periodo de tiempo para que se pueda consultar en una etapa posterior. Sin embargo, no todos los tipos de documentos tienen que guardarse en el mismo lugar y durante el mismo periodo de tiempo. Algunos documentos contienen información que nunca se debe destruir. Otros contienen información que tras un periodo de 5 años ha perdido gran parte de su valor. Para impedir que el archivo se llene demasiado y se vuelva demasiado intrincado, hay que decidir durante cuánto tiempo archivar cada tipo de registro.
Qué
Haga una lista de archivo de documentos que defina durante cuánto tiempo debe guardarse en un archivo cada tipo de documento y dónde se archiva cada tipo de documento. En la columna de la derecha, se proporciona un ejemplo de lista de archivo de documentos que muestra la mayoría de los tipos de documentos que normalmente se crean y se usan en un sistema de gestión de la calidad, con el tiempo de almacenamiento aconsejado para cada registro. Esto se puede usar como base.
Esta lista, denominada “lista de archivo de documentos”, será un anexo al POE relativo al control de documentos que se ha de elaborar en un punto posterior de esta fase. Usando esta lista, cada miembro del personal sabe qué documento se debe archivar y cuál no, dónde se debe archivar cada tipo de documento y durante cuánto tiempo.
En la columna de la derecha, se proporciona información de antecedentes extraída del manual del Sistema de gestión de la calidad en laboratorios (LQMS) de la OMS sobre almacenamiento de documentos y registros.
Cómo y quién
Encargado de la calidad:
- Haga una lista de documentos que se suelan archivar en el laboratorio. Puede usar como base el ejemplo de lista de archivo de documentos que se encuentra en la columna de la derecha. Añada los documentos que no estén enumerados en esta tabla, pero que sí se usen en su laboratorio.
- Decida durante cuánto tiempo se debe archivar cada documento e indíquelo en la lista (respete la normativa nacional u organizativa; si existe, hay que seguirla).
- Decida dónde se debe archivar cada documento e indíquelo en la lista.
- Posteriormente en la fase 2, se desarrollará el POE de control de documentos. La lista de archivo de documentos será un anexo de este POE. Hasta ese momento, guarde la lista de archivo de documentos en un lugar seguro para que no se pierda.
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