Quand une POS est rédigée, le responsable qualité doit déterminer les endroits les plus appropriés où la POS doit être disponible. Comme décrit dans l'activité relative à l'élaboration de la POS-cadre, il existe différentes catégories de POS : POS relatives à l'équipement, POS relatives aux analyses et POS relatives aux procédures. Les POS relatives à l'équipement doivent être disponibles près de l'équipement pour lequel elles ont été écrites. Les POS relatives aux analyses doivent être disponibles dans la salle de laboratoire où les analyses sont effectuées. Les POS relatives aux procédures doivent être disponibles à proximité des endroits où les procédures documentées dans les POS sont ordinairement réalisées. En outre, une copie de chaque POS doit être disponible dans la zone de bureaux pour que le personnel puisse s'y référer sans avoir à aller dans le laboratoire et une copie doit être archivée.