Titre
Pourquoi
Généralement, les laboratoires utilisent un grand nombre de fournitures qui doivent être conservées de différentes manières. Certaines fournitures doivent être conservées à -20 degrés C, d'autres à 5 degrés C, et d'autres encore à température ambiante (20 degrés C). La conservation des fournitures dans les conditions appropriées évite leur dégradation prématurée. Leur conservation de manière ordonnée évite les dommages (par exemple, dus à la chute de fournitures des étagères) et la péremption de fournitures mal rangées.
Informer les utilisateurs des contenus et des risques associés aux emplacements de stockage et unités de matériel évite des situations dangereuses.
Quoi
Le chapitre 17 du Manuel de sécurité biologique au laboratoire de l'OMS (troisième édition) contient des informations de base sur les risques associés aux fournitures de laboratoire et sur l'attitude à adopter face à ceux-ci.
Les mesures suivantes doivent être prises :
- Conserver les fournitures dans les conditions appropriées qui sont indiquées par le fournisseur (température/5/-20/-70 degrés C/etc.)
- Les emplacements de stockage doivent être conformes aux exigences de sécurité requises liées à la nature des fournitures. Cela signifie :
- Les matériaux inflammables sont conservés dans une armoire résistante au feu
- Les produits toxiques sont conservés dans une pièce/armoire bien ventilée
- Les substances corrosives sont conservées dans des armoires/plateaux/récipients résistants à la corrosion
- Les produits chimiques liquides sont conservés dans la partie inférieure des armoires de sécurité, les produits chimiques solides, dans la partie supérieure
- L'accès à tous les emplacements de stockage doit être uniquement réservé au personnel autorisé (ces disposition ont déjà été prises en phase 1 durant l'activité dans laquelle les fiches de stock ont été élaborées)
- Des symboles de risques doivent être placés visiblement dans/sur chaque emplacement de stockage. Utiliser le système général harmonisé de classification et d’étiquetage des produits chimiques des Nations Unies (SGH).
- Fournir des fiches de données de sécurité pour tous les matériaux stockés dans chaque emplacement. Conserver ces fiches près de l'endroit où sont stockés les articles qu'elles décrivent de façon qu'elles soient aisément accessibles pour les membres du personnel
- À la réception des fournitures, enregistrer les informations suivantes :
- Nom du fournisseur
- Date de préparation / date de réception
- Critères d'acceptation satisfaits ou non et actions de suivi le cas échéant
- Date d'ouverture (à indiquer au moment de la première ouverture)
- Date de péremption (peut souvent être trouvée sur Internet si elle ne figure pas sur l'emballage)
- Signes de sécurité éventuels (numéros des phrases de risques (R-) et de sécurité (S-)) ; voir le document de référence (lien dans la colonne de droite) s'ils ne sont pas déjà indiqués sur l'emballage
Il est recommandé de conserver le formulaire de commande ainsi que le bordereau d'expédition et d'enregistrer les informations ci-dessus sur ces documents. En effet, la plupart des informations mentionnées ci-dessus figurent déjà sur ces documents. Conserver tous les formulaires de commande et les bordereaux d'expédition dans le même classeur.
- Stocker toutes les fournitures selon le système PEPS : premier entré, premier sorti. Cela signifie que les lots d'un type de fourniture qui sont les plus proches de la date de péremption ou les plus anciens sont conservés à l'avant de l'étagère (de façon à pouvoir être pris les premiers) et les lots les plus récents sont stockés à l'arrière de l'étagère.
Comment & qui
Responsable du stock en collaboration avec le responsable de la sécurité biologique :
- Lire le chapitre 17 du Manuel de sécurité biologique au laboratoire de l'OMS (troisième édition).
- Déterminer si toutes les fournitures du laboratoire sont conservées dans les bonnes conditions. Si ce n'est pas le cas, les replacer dans l'emplacement de stockage approprié.
- Au moment de la livraison/préparation, étiqueter systématiquement chaque fourniture avec les informations mentionnées ci-dessus.
- Si nécessaire, réorganiser les emplacements de stockage de telle sorte que toutes les fournitures soient stockées en les préservant du risque d'incendie, de chute des étagères ou d'autres types de dommage.
- Stocker toutes les fournitures selon le système PEPS.
- Déterminer les exigences de sécurité auxquelles chaque emplacement de stockage doit satisfaire :
- Dresser une liste des changements qui doivent être opérés au niveau des emplacements de stockage pour qu'ils soient conformes aux exigences de sécurité. Si de nouveaux emplacements de stockage sont nécessaires (par exemple, une armoire résistante au feu), inclure également ces changements dans la liste. Tenir compte également de la nécessité de protéger les fournitures contre les influences externes telles que la lumière, les insectes, l'humidité, etc.
- Remettre cette liste au responsable du laboratoire qui identifiera une source de financement pour effectuer les changements/acquisitions de nouveaux emplacements de stockage.
- Lorsque les fonds sont disponibles, formuler la liste de changements destinés à l'amélioration du stockage en actions à mener selon la méthode SMART et les intégrer en un plan d'action appelé "Mise à niveau du stockage".
- Surveiller la mise en œuvre en temps voulu du plan d'action.
- Veiller à ce que les emplacements de stockage puissent être fermés à clé de façon que seul le personnel autorisé puisse y pénétrer.
- Déterminer pour chaque emplacement de stockage les risques potentiels. Placer les symboles de risques adaptés à l'entrée de chaque emplacement de stockage/sur chaque armoire de stockage.
- Se référer au document fourni avec les phrases R et S. Faire suffisamment de copies de cette liste et les placer dans un endroit visible dans/sur chaque emplacement de stockage. De cette manière le personnel peut aisément savoir quelles phrases R et S s'appliquent aux fournitures qu'il prélève dans le stock.
- Expliquer, lors d'une réunion hebdomadaire du personnel, en quoi consistent les phrases R et S et comment les membres du personnel peuvent les trouver.
Responsable du laboratoire :
Le responsable du stock et le responsable de la sécurité biologique fourniront une liste des changements qui doivent être opérés au niveau des emplacements de stockage pour qu'ils soient conformes aux exigences de sécurité.
- Déterminer, sur la base des changements nécessaires, le budget nécessaire et rechercher une source de financement pour procéder à la mise à niveau du stockage.
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