Titre
Pourquoi
Dans cette phase, un système de contrôle des documents doit être élaboré et mis en œuvre. Dans ce système, toutes les POS et les chapitres du manuel de la qualité (qui seront élaborés en phase 3) seront examinés et, le cas échéant, révisés sur une base régulière. Quelquefois, des erreurs et des incohérences dans les POS ou les chapitres du manuel de la qualité seront constatées uniquement au cours de leur utilisation. Cependant, si elles n'impactent pas directement le résultat de la procédure/de l'examen, il n'est pas nécessaire de s'imposer la tâche fastidieuse de corriger directement ces erreurs et de réimprimer les documents. Dans ce cas, la correction des erreurs peut attendre jusqu'à l'examen et la révision programmés de ces documents.
Quoi
Élaborer un formulaire de révision de document. Quand une erreur mineure est identifiée dans un document spécifique, ce formulaire doit être utilisé pour enregistrer l'erreur afin de la corriger lors de l'examen et la révision programmés du document. Cela signifie que le formulaire de révision de document doit contenir un espace pour indiquer le code du document. Dans la colonne de droite, figure un lien vers le modèle de formulaire de révision de document, utilisable comme exemple.
Comment & qui
Responsable qualité :
- Élaborer le formulaire de révision de document. On peut utiliser comme exemple le modèle de formulaire de révision de document (lien dans la colonne de droite).
- Imprimer un certain nombre de copies du formulaire et les placer en un endroit qui est accessible à tout le personnel du laboratoire.
- Présenter ce formulaire à tous les membres du personnel du laboratoire. Expliquer que bientôt un lot de POS sera élaboré et que s'ils détectent une erreur dans une des POS après qu'elle a été validée et distribuée pour être utilisée, ils doivent remplir ce formulaire et le remettre au responsable qualité. Expliquer que c'est le responsable qualité qui décidera ensuite si la POS doit être révisée immédiatement ou si cela peut attendre la révision programmée qui est effectuée annuellement. Expliquer que c'est le meilleur moyen de garder une trace des erreurs dans la documentation du laboratoire. Indiquer où trouver des copies du formulaire.
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