Сотрудник, ответственный за инвентарный учет:

1. Разработайте формат «Карточки учета запасов». В качестве отправной точки можно использовать шаблон «Карточки учета запасов», ссылка на который приведена справа на странице.
2. Если система бумажная: Распечатайте достаточное количество «Карточек учета запасов» (на каждый имеющийся в наличии материал должна быть заполнена карточка).
3. Заведите новую папку и назовите ее «Журнал инвентарного учета». Поместите в эту папку два разделителя, один с названием «Заказы» и другой с названием «Инвентарный учет». Формы тех заказов, которые еще не были получены в лаборатории, помещают за разделителем «Заказы», а «Карточки учета запасов» с детальной информацией о каждом материале – за разделителем «Инвентарный учет». Если вы используете электронный журнал инвентарного учета, то создайте похожую систему, которая позволит вам отслеживать, какие материалы было заказаны и какие уже были получены (и в каком количестве).
4. Заполните «Карточки учета запасов» для каждого материала, имеющегося в лаборатории.
5. Если потребуется, разработайте хорошую систему для упорядоченного хранения материалов. Например, расположите материалы в алфавитном порядке их названий и поместите более старые материалы ближе к передней части полок, а более новые материалы позади, с тем чтобы старые материалы использовались в-первую очередь, что снизит риск использования просроченных материалов.
6. На еженедельном рабочем совещании представьте всем сотрудникам систему инвентарного учета и «Карточки учета запасов». Руководитель/менеджер лаборатории объяснит сотрудникам, что в дальнейшем никто не имеет право брать материалы из запасов и что они должны спрашивать вас, если им что-то потребуется. Это поможет вам поддерживать «Карточки учета запасов» соответствующими сегодняшнему дню и, насколько возможно, предотвратит расхождения между журналом инвентарного учета и реальными запасами. Обратите внимание на то, что вы всегда должны быть готовы помочь коллегам, которым прямо сейчас требуется какой-то материал.
7. Один раз в квартал выполняйте проверку запасов: пересчитайте имеющиеся в наличии единицы каждого наименования и проверьте, насколько это соответствует количеству, указанному в карточке. Если не соответствует, запишите в карточке правильное количество. Также проверьте срок годности и удалите материалы с просроченным сроком годности.

Руководитель/менеджер лаборатории:

1. На еженедельном рабочем совещании в присутствии сотрудника, ответственного за инвентарный учет, уделите особое внимание тому, как работает система инвентарного учета и особо отметьте, что в настоящее время только сотрудник, ответственный за инвентарный учет, может извлекать материалы из запасов. Таким образом, сотрудник, ответственный за инвентарный учет, будет сразу вносить актуальную информацию в «Карточки учета запасов», что предотвратит расхождения между журналом инвентарного учета и реальными запасами. Объясните также, что все вновь доставленные материалы должны быть осмотрены и распакованы сотрудником, ответственным за инвентарный учет. Никому другому не разрешается помещать материалы на хранение, так как лаборатория должна знать, какие материалы уже были осмотрены и приняты, а какие еще нет.
2. Добавьте в «Таблицу полномочий» указание на то, что никто, за исключением сотрудника, ответственного за инвентарный учет, не уполномочен извлекать материалы из запасов.