Можно эффективно отслеживать задачи и следить за их своевременным выполнением, если перевести задачи в «конкретные SMART действия». Слово SMART в переводе с английского означает «умный», и оно же является аббревиатурой следующих слов: Specific, Measurable, Agreed, Realistic и Time-bound, что означает: конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные и привязанные к срокам. В рамках такого подхода конкретное действие описывается одним предложением, разъясняющим, что необходимо сделать, кто должен это сделать и в какое время. Кроме того, модель SMART также гарантирует, что не планируются невыполнимые действия.

SMART:

• Конкретные (Specific): точно опишите действия, которые необходимо сделать.
• Измеримые (Measurable): сформулируйте действия таким образом, чтобы их выполнение можно было проверить (измерить).
• Согласованные (Agreed): укажите, кто будет выполнять каждое действие.
• Реалистичные (Realistic): формулируйте реалистичные действия; нереалистичные планы никогда не будут выполнены.
• Привязанные к срокам (Time-bound): укажите срок выполнения.

Если для определенных мероприятий требуется несколько действий, эти действия объединяют в «План действий». Примером является план оценки помещений и безопасности, которую потребуется сделать позже на этапе 1. Для оценки безопасности лаборатории используют контрольный список. Оценка может выявить множество пунктов для улучшения. Все эти пункты должны быть улучшены до того, как лаборатория подаст заявку на аккредитацию. Таким образом, каждый пункт для улучшения потребуется перевести в одно или несколько действий. Все конкретные действия, связанные с биобезопасностью, будут объединены в план под названием «План действий для улучшения биобезопасности».

Пример конкретного SMART действия: Найти материал, наиболее подходящий для пола в лаборатории (устойчивый к воде, легко моющийся) | Имя сотрудника, который должен это сделать | 30 сентября 2015 г.

Действие в этом примере является конкретным (объясняется, что должно быть сделано) и измеримым (показателем будет отчет сотрудника об идеальном материале для пола в лаборатории вместе с обоснованием этого выбора). Оно также является согласованным (указано, кто должен выполнить это действие) и привязанным к сроку (крайний срок – 30 сентября 2015 г.). Оно также реалистично: это действие может быть выполнено без особых проблем.

Для более подробной информации о модели SMART обратитесь к документу «Планирование SMART действий», ссылка на который приведена справа на странице.