Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Título

Redactar POE para todas las pruebas que se realizan en el laboratorio

Por qué

El primer paso para normalizar el proceso primario es la documentación de los procedimientos de todas las pruebas que se realizan actualmente en el laboratorio con procedimientos operativos estándar (POE).

Qué

Elabore los POE de todas la pruebas que se han identificado en la lista elaborada previamente en la fase 1. Hágalo siguiendo el protocolo para la redacción de los POE relativos a los análisis del POE principal elaborado en la actividad previa y use la plantilla de POE relativo a los análisis adjunta al POE principal.

Un comentario importante es que lo mejor es que los POE para las diferentes pruebas los redacten los miembros del personal que más a menudo realicen estas pruebas. Estos miembros del personal son los que mejor conocen los pequeños detalles necesarios para hacer que estas pruebas tengan un rendimiento óptimo y los pueden describir en los POe. Repartir las tareas de redacción de los POE entre diferentes miembros del personal impide también que se sobrecargue a un miembro del personal con una enorme carga de trabajo y aumenta la participación y el compromiso de todos los miembros del personal.

En la columna de la derecha se incluye un ejemplo de un POE relativo a los análisis. Se puede usar para obtener una idea del estilo de redacción y del nivel de detalle del texto.

Para su información:

Existen diversos portales que proporcionan plantillas genéricas de POE para muchas pruebas que se realizan a menudo en laboratorios de sanidad pública. A continuación se proporcionan diversos enlaces a esos portales. No obstante, es sumamente importante recordar que esos POE genéricos siempre se deben comprobar y adaptar a la situación concreta de su laboratorio. Si no se hiciese esto, el procedimiento descrito en el POE genérico podría ser distinto del procedimiento tal y como se realiza en su laboratorio. Para lograr la normalización y garantizar la calidad, usted tiene que escribir lo que hace y hacer lo que escriba. Si los POE genéricos no se comprueban y adaptan a la situación de su laboratorio, los procedimientos que se realizan en su laboratorio no están todavía normalizados y la calidad no está garantizada.

El Proyecto de evaluación internacional& de seguimiento de la seguridad de los pacientes (Patient Safety Monitoring International Evaluation Project, pSMILE) de la Universidad John Hopkins proporciona un portal con recursos para los laboratorios. Este portal contiene muchos tipos diferentes de documentos que se pueden usar en la práctica en laboratorios y para auditar laboratorios. Entre esos documentos se incluyen POE para pruebas analíticas. Haga clic aquí para ir a este portal.
La Fundación de laboratorios médicos del Caribe ha publicado muchos POE de microbiología en su sitio web (en PDF). Haga clic aquí.
Los laboratorios de tuberculosis pueden usar el conjunto de instrumentos de laboratorio TB CAP, que contiene muchas plantillas de POE específicas para pruebas de tuberculosis. Descargue este conjunto de instrumentos aquí.

Muchas organizaciones han publicado sus POE en Internet; puede usar esos POE como “inspiración” a la hora de redactar sus propios POE.

Cómo y quién

Equipo del proyecto de la calidad, en cooperación con el director del laboratorio:

Determine qué miembros del personal son los idóneos para redactar cada uno de los POE.
Director del laboratorio:
- Asigne a los miembros del personal seleccionados la tarea de redactar los POE. Explíqueles el procedimiento de redacción de los POE y dígales que se familiaricen con el POE principal y que usen el protocolo para la redacción de los POE relativos a los análisis que se incluye en el POE principal, y que usen la plantilla para POE relativo a los análisis adjunta también al POE principal. Explíqueles que si tienen cualquier pregunta pueden acudir a algún miembro del equipo del proyecto de la calidad.
- Defina con claridad las tareas del miembro del personal (crear el contenido del POE: redactar el procedimiento y otros párrafos de los POE) y del equipo del proyecto de la calidad (optimizar la estructura y el diseño del POE para que cumpla con las directrices del POE principal). De este modo todos saben lo que deben hacer y se evitan esfuerzos por duplicado.
- Establezca citas SMART con los diferentes miembros del personal para establecer cuándo terminar las tareas para mantener el proceso en marcha.
Cuando los POE estén listos (es decir, redactados, revisados y autorizados) determine dónde se deben colocar copias de los POE e indique esos puntos en el POE para llevar un seguimiento de este y para saber dónde se deben sustituir las copias viejas cuando los POE se revisen. Cree carpetas llamadas “POE relativos a los análisis” para almacenar los POE en las diferentes ubicaciones identificadas.
Incluya los POE en una “Lista de leído y comprendido” e indique qué miembros del personal deben leer y comprender los POE (aquellos para los que los POE sean de importancia). En la columna de la derecha se proporciona una plantilla para la “Lista de leído y comprendido”.
Presente en una reunión semanal los POE a todos los miembros del personal e indique dónde pueden encontrarlos. Explique qué miembros del personal tienen que leer los POE y explique la existencia de la “Lista de leído y comprendido” y que deben firmar en la lista cuando hayan leído un POE.
Realice un seguimiento para comprobar que todos los miembros del personal han leído los POE que tengan asignados. En caso negativo, recuérdeles que aún deben que hacerlo.