Créer une POS relative à l'élaboration, la révision et l'évaluation d'un contrat de prestation de services. Cette POS décrit toutes les actions qui doivent être effectuées pour établir un contrat approprié de prestation de services et pour réviser et évaluer le contrat.

Les procédures suivantes doivent être incluses :

• Vérifier si le laboratoire peut effectuer les examens demandés et possède l'expertise nécessaire, notamment :
  • Vérifier si le laboratoire pourra effectuer les examens sur les échantillons supplémentaires s'ajoutant aux échantillons analysés en routine (prendre en compte la disponibilité du personnel, la place de travail nécessaire, l'expertise requise, etc.).
  • Déterminer si le prix payé par le projet de recherche couvre les coûts générés.
  • S'accorder avec le client sur le nombre d'échantillons, la façon dont ils seront livrés, le temps d'obtention des résultats, le moment et la façon dont ils seront communiqués, la durée d'archivage des données par le laboratoire, le mode et les délais de paiement, etc. Faire des comptes rendus de toutes les réunions avec le client et les joindre au contrat pour archivage.
  • Formuler des critères de désistement permettant au laboratoire de mettre fin au contrat si certaines exigences ne sont pas respectées par le client.
• Procédure pour réviser un contrat pendant la période couverte par celui-ci. Cette révision du contrat permet au laboratoire de vérifier si les accords convenus sont respectés. Les observations faites lors de cette révision doivent être enregistrées et jointes au contrat pour archivage.
• Procédure destinée à la rédaction de comptes rendus lors de réunions organisées entre le client et le laboratoire incluant une description de tout ce qui a été convenu pendant la réunion. Ces comptes rendus doivent également être archivés avec le contrat et les observations faites lors de sa révision. Si les dispositions du contrat sont modifiées ou amendées pendant la période couverte par celui-ci, le contrat doit à nouveau être révisé.
• Procédure d'évaluation d'un contrat pour déterminer si tous les accords ont été respectés par le laboratoire et le client. Les observations faites lors de cette évaluation doivent également être enregistrées. Le protocole doit également inclure les mesures à prendre quand les accords ne sont pas respectés par le laboratoire ou par le client.
• Procédure au cas où le laboratoire doit s'écarter des termes du contrat en raison de circonstances imprévues. Le client doit toujours être informé avant de s'écarter des termes du contrat. Le laboratoire doit essayer de trouver des solutions aux problèmes en étroite concertation avec le client. Ces événements doivent être consignés et archivés avec le contrat.