أعِدّ إجراءً تشغيلياً موحداً بشأن صياغة عقد تقديم الخدمات واستعراضه وتقييمه. ويوضح هذا الإجراء التشغيلي الموحد الإجراءات التي يلزم تنفيذها لصياغة عقد ملائم لتقديم الخدمات واستعراضه وتقييمه.

ويلزم إدراج الإجراءات التالية:

• التحقق من قدرة المختبر على إجراء جميع الفحوص المطلوبة وتمتعه بالخبرات اللازمة لذلك، بما في ذلك ما يلي:
  • تحري قدرة المختبر على التعامل مع العدد الزائد من العينات التي يلزم فحصها بالإضافة إلى العدد المعتاد من العينات الخاصة بالفحوص الروتينية (ينبغي لك مراعاة مدى توافر الموظفين ومساحات العمل والخبرات وما إلى ذلك).
  • التحقق من أن المبلغ المدفوع من المشروع البحثي يتوازن مع التكاليف الناجمة عنه.
  • الاتفاق حول عدد العينات ومتى ينبغي تسليمها والمهلة المحددة لتنفيذ الفحوص، وطريقة التبليغ عن النتائج، والمدة التي يجب حفظ البيانات خلالها في محفوظات المختبر، وموعد السداد وطريقة السداد، وما إلى ذلك، وتدوين محاضر جميع الاجتماعات مع الزبون وحفظها في المحفوظات مع العقد نفسه.
  • وضع المعايير الخاصة بالانسحاب التي تمكنك من إنهاء العقد في حال عدم استيفاء الزبون للشروط المعينة التي وُضعت من جانبك.
• الإجراء الخاص باستعراض العقد أثناء فترة التعاقد. وفي هذا الاستعراض تتحقق من مدى الوفاء بالاتفاقات المحددة في العقد. ويلزم تسجيل نتائج هذا الاستعراض وحفظه في المحفوظات مع العقد نفسه.
• الإجراء الخاص بتدوين محاضر الاجتماعات التي تنظم بين الزبون والمختبر والتي تشمل وصف جميع الاتفاقات المبرمة أثناء الاجتماع. ويجب أيضاً حفظ هذه المحاضر في المحفوظات مع العقد ومع نتائج استعراض العقد. وعند تغيير الترتيبات الواردة في العقد أو تعديلها أثناء فترة التعاقد، يجب استعراض العقد مرة أخرى.
• الإجراء الخاص بتقييم العقد للتحقق من وفاء المختبر والزبون بجميع الاتفاقات. ويلزم تسجيل نتائج هذا التقييم أيضاً. ويجب أن يشمل البروتوكول الإجراءات التي ينبغي اتخاذها في حال عدم وفاء المختبر أو الزبون بالاتفاقات المبرمة.
• ويجب أن يختلف هذا الإجراء عن الإجراء المتبع عند اضطرار المختبر إلى مخالفة العقد نتيجة لظروف غير متوقعة. ويلزم دائماً إخطار الزبون قبل مخالفة العقد. وينبغي للمختبر أن يحاول إيجاد الحلول بإجراء مناقشة عن كثب مع الزبون. ويلزم توثيق هذه الأحداث وحفظها في المحفوظات مع العقد.