Подготовьте СОП «Подготовка, проверка и оценка договоров на оказание услуг». Данная СОП описывает все действия, которые необходимо сделать, чтобы подготовить правильный договор на поставку услуг и проверить и оценить этот договор.

Описывают следующие процедуры:

• Изучение того, выполняются ли в лаборатории все требуемые исследования и имеется ли должный опыт, в том числе:
  • изучение того, сможет ли лаборатория справиться с дополнительным количеством проб, которые потребуется исследовать, помимо обычного числа текущих анализов (надо учесть наличие персонала, рабочих мест, опыта и т. д.);
  • проверка того, покроет ли сумма средств, предусмотренных исследовательским проектом, требуемые расходы;
  • достижение договоренностей в отношении числа проб, времени их доставки, времени выполнения анализов, времени и формы предоставления результатов, сроков хранения данных в лаборатории, сроков и формы оплаты и т. д.; все встречи с клиентом должны быть запротоколированы, и протоколы должны храниться вместе с самим договором;
  • формулирование критериев, позволяющих расторгнуть договор в случаях, когда определенные требования с вашей стороны не выполняются заказчиком.
• Процедура проверки договора в течение срока его действия. Это сводится к проверке того, выполняются ли соглашения, отраженные в договоре. Результаты проверки документально оформляют, и эти документы хранят вместе с самим договором.
• Процедура ведения протоколов встреч заказчика и лаборатории с указанием на то, что в протокол должно быть включено описание всех соглашений, достигнутых в ходе таких встреч. Такие протоколы также хранят вместе с договором и результатами проверки договора. Если во время действия договора определенные соглашения были изменены или дополнены, договор должен быть снова проверен.
• Процедура оценки договора, во время которой проверяют выполнение всех соглашений лабораторией и заказчиком. Выводы этой оценки также документируют. Данный документ также включает действия, которые необходимо предпринять, если какие-то соглашения не были выполнены лабораторией или заказчиком.
• Процедура, описывающая порядок действий в случае, если лаборатория вынуждена отклониться от обязательств по договору в связи с непредвиденными обстоятельствами. В первую очередь, до отклонения от обязательств по договору, о ситуации информируют заказчика. Лаборатории надлежит попытаться найти решение проблемы в тесном обсуждении с заказчиком. Эти события документируют и хранят вместе с договором.