Elabore un POE para la elaboración, revisión y evaluación de un contrato de prestación de servicios. Este POE debe describir todas las acciones que se deben realizar para elaborar un contrato de prestación de servicios y para revisar y evaluar el contrato.

Se deben incluir los siguientes procedimientos:

• Investigar si el laboratorio cuenta con los expertos necesarios y con capacidad para realizar todos los análisis solicitados, incluido:
  • Investigar si el laboratorio puede encargarse de la cantidad adicional de muestras que se han de analizar además del número estándar de muestras de los análisis rutinarios (tenga en cuenta la disponibilidad de personal, el espacio laboral, la experiencia, etc.).
  • Investigar si la cantidad de dinero que se paga por el proyecto de investigación compensa los costes implicados.
  • Establecer disposiciones sobre el número de muestras, cuándo se han de entregar, el plazo de entrega, cuándo y cómo se han de notificar los resultados, cuánto tiempo ha de archivar los datos el laboratorio, cuándo y cómo se debe realizar el pago, etc. Se han de realizar actas de todas las reuniones con el cliente y se han de archivar junto con el contrato mismo.
  • Formular criterios para invalidar el contrato en el caso de que el cliente no satisfaga ciertos requisitos que usted establezca.
• El procedimiento para hacer una revisión de contrato durante el periodo de contrato. En esta revisión, se debe comprobar si las disposiciones que se establecen en el contrato se están cumpliendo. Los resultados de esta revisión se han de registrar y archivar junto con el contrato en sí.
• El procedimiento para crear actas cuando se organicen reuniones con el cliente y el laboratorio que incluyan una descripción de todas las disposiciones que se hayan establecido durante esa reunión. Estas actas se deben también archivar con el contracto y con los hallazgos de la revisión del contrato. Si las disposiciones del contrato se cambian o modifican durante el periodo de contrato, se debe revisar de nuevo el contrato.
• El procedimiento para evaluar un contrato para ver si todas las disposiciones se han cumplido por parte del laboratorio y del cliente. Los hallazgos de esta evaluación también se han de registrar. El protocolo debe incluir también las acciones que se deben llevar a cabo cuando las disposiciones no se ejecuten debidamente por parte del laboratorio o del cliente.
• El procedimiento en caso de que el laboratorio se tenga que desviar del contrato debido a circunstancias imprevistas. Siempre se ha de informar al cliente antes de realizar cualquier desvío del contrato. El laboratorio ha de intentar encontrar soluciones a los problemas hablando con el cliente. Estos acontecimientos se han de documentar y archivar junto con el contrato.