Responsable qualité :

1. Rédiger la POS relative au contrôle des documents selon le protocole de rédaction d'une POS relative aux procédures décrite dans la POS-cadre. Utiliser le modèle d'une POS relative aux procédures joint à la POS-cadre. Ajouter la liste d'archivage des documents élaborée précédemment en phase 2 comme annexe de cette POS.
2. Faire réviser et valider la POS selon la procédure décrite dans la POS-cadre.
3. Déterminer en quels endroits des copies de cette POS doivent être conservées et indiquer ces endroits sur la première page avec en-tête de la POS (comme cette POS n'est destinée qu'au responsable qualité et, le cas échéant, aux gestionnaires des documents, il peut être suffisant de conserver une copie de cette POS dans la zone des bureaux et dans les archives des documents relatifs à la qualité).
4. Imprimer la POS et la distribuer dans les endroits indiqués sur la première page avec en-tête.
5. Déterminer qui doit lire cette POS : toutes les parties de cette POS ne sont pas importantes pour tous les membres du personnel. Cependant, la procédure destinée aux révisions non planifiées des documents en cas de détection d'une erreur concerne tous les membres du personnel et ils devraient avoir connaissance de cette procédure et être capables d'agir en fonction de celle-ci. Ajouter cette POS à la liste Lu et Compris et indiquer qui doit lire la POS.
6. Faire une présentation du système de contrôle des documents lors d'une réunion hebdomadaire du personnel et expliquer pourquoi il a été établi et comment il fonctionne. Présenter la POS relative au contrôle des documents durant la même réunion et indiquer quels membres du personnel doivent la lire et quelle(s) section(s) ils doivent lire.
7. Surveiller la mise en œuvre correcte des procédures selon la POS.