العنوان
اكتُب إجراءً تشغيلياً موحداً بشأن مراقبة الوثائق يشمل قائمة استبقاء الوثائق
لِمَ
في المرحلة 2 وُضع نظام مراقبة الوثائق لضمان الاستعراض المنتظم لوثائق إدارة الجودة (الإجراءات التشغيلية الموحدة ودليل خدمات المختبر وفصول دليل الجودة وفصول دليل خدمات المختبر وجميع التذييلات والاستمارات). ويمكّن ذلك من ضمان صحة الوثائق التي تستند إليها الممارسة المختبرية ما يؤدي بدوره إلى تعزيز ضمان الجودة. ولضمان أن نظام مراقبة الوثائق يظل موضع التشغيل وأن جميع الإجراءات المتعلقة بمراقبة الوثائق تُنفذ دائماً على نحو صحيح وكامل وبالطريقة نفسها، يلزم توحيد نظام مراقبة الوثائق أيضاً.
ماذا
ضَعْ إجراءً تشغيلياً موحداً بشأن مراقبة الوثائق في هذا الإجراء التشغيلي الموحد يجب توثيق جميع الإجراءات المتعلقة بمراقبة الوثائق التي وُضعت في المرحلة 2:
- إضافة الوثائق الجديدة إلى سجل مراقبة الوثائق.
- تحديث سجل مراقبة الوثائق عند صدور إصدار جديد من وثيقة ما (انظر النشاط الخاص بإنشاء سجل مراقبة الوثائق).
- استعراض الوثائق وفقاً للجدول الزمني المقرر (انظر النشاط الخاص بإنشاء نظام مراقبة الوثائق).
- تنقيح الوثائق المخطط له (في أعقاب الاستعراض المقرر للوثيقة) أو غير المخطط له (في أعقاب الكشف عن خطأ في إحدى الوثائق يلزم تصحيحه على الفور) سواءً بسواء (انظر النشاط الخاص بوضع استمارة تنقيح الوثائق).
- تبديل الإصدارات القديمة من الوثائق وإعداد الإصدارات الجديدة وإجازتها: ضمان إحلال النسخ الجديدة محل النسخ القديمة وأن هناك نسخة قديمة من الإصدار القديم من الإجراء التشغيلي الموحد في المحفوظات وأنها مؤرخة وتحمل علامة تشير إلى أنها قد بُدلت (انظر النشاط الخاص بإنشاء نظام مراقبة الوثائق). وينبغي إزالة جميع النُسخ الأخرى.
- مراجعة محفوظات المختبر لتحديد الوثائق التي يمكن التخلص منها لأنها تجاوزت المدة المحددة لحفظها وفقاً لقائمة استبقاء الوثائق.
كيف ومن
موظف الجودة:
- اكتُب الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بمراقبة الوثائق وفقاً لبروتوكول كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بالإجراءات الوارد في الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي. استخدم نموذج الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بأحد الإجراءات المرفق بالإجراء التشغيلي الموحد المرجعي. أضف قائمة استبقاء الوثائق التي وُضعت في وقت سابق من المرحلة 2 كتذييل لهذا الإجراء التشغيلي الموحد.
- رتِّب لمراجعة الإجراء التشغيلي الموحد وإجازته وفقاً للإجراء الموضح في الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي.
- حدِّد الأماكن التي يلزم أن تُحفظ بها نسخ هذا الإجراء التشغيلي الموحد مع الإشارة إلى هذه الأماكن في الصحفة الأولى من الإجراء التشغيلي الموحد (ونظراً لأنك الشخص الوحيد المعني بهذا الإجراء التشغيلي الموحد، إلى جانب مديري الوثائق متى ينطبق ذلك، فلا ينبغي حفظ نُسخه إلا في منطقة المكاتب وفي محفوظات وثائق الجودة فقط).
- اطبع الإجراء التشغيلي الموحد ووزعه على الأماكن المشار إليها في الصفحة الأولى.
- حدِّد من الذي ينبغي له قراءة هذا الإجراء التشغيلي الموحد، ولا يُعد جميع أفرع هذا الإجراء التشغيلي الموحد مهماً بالنسبة إلى جميع الموظفين. ومع ذلك، فإن معظم الموظفين معنيون بالإجراء الخاص بالتنقيح غير المخطط له للوثائق عند اكتشاف الاخطاء، وبناءً عليه فينبغي لهم أن يكونوا على دراية بهذا الإجراء وأن يكونوا قادرين على التصرف وفقاً لهذا الإجراء. أضف هذا الإجراء التشغيلي الموحد إلى "قائمة اقرأ والفهم" وحدد من الذي ينبغي له قراءته.
- قدِّم عرضاً لنظام مراقبة الوثائق في الاجتماع الأسبوعي للموظفين واشرح الغرض من إنشائه وكيفية عمله. اعرض الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بمراقبة الوثائق في الاجتماع نفسه مع الإشارة إلى الأشخاص الذين ينبغي لهم قراءته والفرع (الأفرع) الذي ينبغي لهم قراءته.
- ارصُد التنفيذ الصحيح للإجراءات وفقاً للإجراء التشغيلي الموحد.