Titre

Rédiger des procédures pour l'utilisation de l'équipement

Pourquoi

Pour garantir que l'équipement est toujours utilisé et entretenu correctement, il faut rédiger des procédures opérationnelles standardisées (POS) relatives à l'utilisation et à la maintenance de l'équipement.

Quoi

Dans l'activité précédente, l'ensemble de l'équipement a été consigné dans un registre. Déterminer pour quelles unités d'équipement des POS doivent être rédigées. Il n'est pas nécessaire de disposer de POS pour l'ensemble de l'équipement présent dans le laboratoire. Par exemple, l'utilisation correcte du petit matériel tel que pipettes et minuteurs ne nécessite pas de POS. En revanche, les centrifugeuses sont déjà des appareils plus sophistiqués qui doivent être programmés et manipulés correctement. Des POS doivent absolument être rédigées à cet effet. Le laboratoire doit déterminer lui même l'équipement pour lequel une POS est nécessaire. Rédiger des POS conformément à la procédure pour la rédaction de POS relatives à l'équipement décrite dans la POS-cadre.

 

Dans la colonne de droite, figure un lien vers un exemple de POS relative à l'équipement. Il donne un aperçu du style général d'écriture et du contenu des POS.

En outre, il existe plusieurs portails Web qui proposent des modèles de POS génériques relatives à l'équipement souvent utilisé dans les laboratoires de santé publique. Plusieurs liens vers ces portails sont fournis ci-après. Il est cependant extrêmement important de garder à l'esprit que ces POS génériques doivent toujours être vérifiées et adaptées à la situation du laboratoire concerné. En effet, la procédure décrite dans la POS générique peut être différente de celle qui est utilisée dans le laboratoire concerné. Pour réussir une standardisation et garantir la qualité, il faut écrire ce que l'on fait et faire ce que l'on écrit. Si les POS génériques ne sont pas vérifiées et adaptées à la situation du laboratoire concerné, les procédures qui y sont utilisées ne seront toujours pas standardisées et la qualité ne sera pas garantie.

  • Le projet Patient Safety Monitoring & International Evaluation Project (pSMILE) de l'université John Hopkins dispose d'un portail proposant des ressources pour les laboratoires. Ce portail présente de nombreux types de documents différents qui peuvent être utilisés dans la pratique du laboratoire et pour les audits. Parmi ces documents, figurent des POS relatives a à l'équipement de laboratoire. Cliquer ici pour accéder au portail.
  • Les laboratoires de dépistage de la tuberculose peuvent utiliser la boîte à outils TB CAP Laboratory Toolbox qui comprend de nombreux modèles de POS relatives à l'équipement spécifiques aux laboratoires de dépistage de la tuberculose. Télécharger cette boîte à outils ici.

De nombreuses organisations ont publié leurs POS sur Internet ; le laboratoire peut s'en "inspirer" pour rédiger ses propres POS.

Comment & qui

Équipe du projet qualité/point focal qualité en coopération avec le responsable de l'équipement et le responsable du laboratoire :

  1. Établir une liste des POS nécessaires.
  2. Déterminer qui rédigera les POS. Dans la plupart des cas, cela peut être le responsable de l'équipement. Cependant, si un collègue particulier utilise le plus souvent une unité d'équipement, il peut être préférable que ce soit cette personne qui écrive la POS relative à cette unité d'équipement en concertation avec le responsable de l'équipement.

 

Équipe du projet qualité/point focal qualité :

  1. Planifier la rédaction des POS.
  2. Quand des collègues doivent rédiger certaines POS, les guider dans ce processus afin de s'assurer que les POS sont rédigées correctement et sont complètes (en conformité avec la POS-cadre également élaborée en phase 1). Remarque : si une unité d'équipement nécessite un étalonnage régulier, la POS doit également décrire cette procédure.
  3. Quand des ébauches de POS ont été rédigées, une copie doit être envoyée à un ou deux collègues pour être révisée.
  4. Améliorer les ébauches sur la base des suggestions formulées par les collègues qui les ont révisées.
  5. Finaliser les POS, les imprimer et les placer dans un nouveau classeur qui sera intitulé "POS relatives à l'équipement".
  6. Les membres du personnel qui utilisent régulièrement les unités d'équipement pour lesquelles les POS ont été écrites doivent les lire. Inclure les POS dans la liste Lu et Compris et indiquer quels membres du personnel doivent les lire.
  7. Présenter les nouvelles POS aux membres du personnel lors d'une réunion hebdomadaire et désigner ceux d'entre eux qui doivent lire les nouvelles POS. Expliquer qu'ils doivent signer la liste Lu et Compris quand ils ont lu la POS. Indiquer également où ils peuvent trouver les POS et la liste Lu et Compris.
  8. Vérifier régulièrement si tous les membres du personnel ont lu les POS. Si certains membres du personnel ont trop de retard, le signaler à la direction du laboratoire.

 

Responsable du laboratoire :

  1. Si le point focal qualité signale que certains membres du personnel ont trop de retard dans la lecture des POS qui les concernent, motiver ces membres du personnel à lire les POS.
Retour à la feuille de route Vue d'ensemble des activités
Cette activité fait partie du point essentiel Équipement
ISO15189:2007: 4.2.1 5.3.5 5.3.12
ISO15189:2012: 5.3.1.3 5.3.1.4
ISO15190:2003: