Amortissement de l'équipement :

• Consigner par écrit pour chaque unité d'équipement :
  • Les coûts annuels estimés pour sa maintenance.
  • La date estimée à laquelle elle sera remplacée pour cause de vétusté.
  • Le prix estimé pour le remplacement de l'ancienne unité d'équipement par une nouvelle.
• Diviser le prix de la nouvelle unité d'équipement qui remplacera l'ancienne par le nombre d'années comprise entre le moment présent et la date attendue du remplacement. Le résultat représente le coût d'amortissement de cette unité d'équipement.
• Calculer la somme qui doit être provisionnée chaque année en vue de l'achat d'une nouvelle unité d'équipement en ajoutant le coût d'amortissement annuel aux coûts annuels de maintenance de cette unité d'équipement .
• Faire ce calcul pour chaque unité d'équipement présente dans le laboratoire.
• Calculer la somme des coûts annuels d'amortissement pour l'ensemble de l'équipement présent dans le laboratoire. Inclure ces coûts dans le budget de l'année suivante dans le poste de dépenses "Amortissement de l'équipement".
• Calculer la somme des coûts annuels de maintenance pour l'ensemble de l'équipement présent dans le laboratoire. Inclure ces coûts dans le budget de l'année suivante dans le poste de dépenses "Maintenance préventive de l'équipement".
• Faire une estimation des coûts annuels de réparation de l'équipement ; comme une réparation est souvent inattendue, il n'est pas possible de connaître la somme exacte nécessaire à provisionner pour l'année suivante. Cependant, il faut essayer de faire une estimation grossière des sommes dépensées pour la réparation de l'équipement au cours des dernières années et inclure cette somme dans le budget de l'année suivante dans la rubrique "Réparation attendue de l'équipement".

Dans de nombreux pays, les laboratoires ne disposent pas d'un système d'amortissement en raison du système de financement. Dans ce cas, le laboratoire doit penser à un autre système permettant d'assurer la continuité du service du laboratoire (c'est-à-dire éviter que les examens ne puissent pas être effectués suite à une panne d'un équipement vétuste). Par exemple, il faut essayer d'anticiper les pannes d'un équipement vétuste en identifiant les pièces qui ne fonctionneront plus très longtemps et rechercher un financement pour les faire remplacer avant que l'équipement tombe en panne.

Nouvel équipement :

• Lors de l'établissement du budget annuel, voir s'il est nécessaire d'acheter un nouvel équipement l'année suivante, par exemple dans le cas où le laboratoire souhaite ajouter de nouveaux examens, actuellement non pratiqués, à ceux qui sont habituellement réalisés.
• Inclure le prix estimé de cette nouvelle unité d'équipement dans le budget, en tenant compte des coûts d'expédition et d'installation (dans le poste de dépenses "Achats de nouvel équipement").

Inclure également les coûts résultant de réparations inattendues de l'équipement quand il tombe en panne. Déterminer un montant raisonnable afin de pouvoir toujours disposer d'un budget suffisant pour les réparations de l'équipement.