Devaluación de los equipos:

• Anote para cada parte de los equipos:
  • Los costes estimados por año para el mantenimiento de la parte de los equipos.
  • La fecha estimada en que la parte de los equipos se tendrá que reemplazar por ser demasiado vieja.
  • El precio estimado de una nueva parte de los equipos que reemplace la anterior.
• Divida el precio de una nueva parte de los equipos que reemplace a la anterior entre el número de años que quedan hasta la fecha de la sustitución esperada. Ese es el coste de devaluación de la parte de los equipos.
• Calcule la cantidad de dinero que se debería reservar cada año para la parte de los equipos, añadiendo el coste de la devaluación anual de la parte de los equipos a los costes anuales de mantenimiento de equipos.
• Haga esto para cada parte de los equipos del laboratorio.
• Calcule la suma de la devaluación anual de equipos para todos los equipos del laboratorio. Incluya esos costes en el presupuesto del año siguiente bajo el apunte de gastos “Devaluación de equipos”.
• Calcule la suma de los costes del mantenimiento anual de todos los equipos del laboratorio. Incluya esos costes en el presupuesto del año siguiente bajo el gasto “Mantenimiento preventivo de equipos”.
• Realice una estimación de los costes anuales de reparación de equipos; como la reparación a menudo es inesperada, no es posible saber la cantidad exacta de dinero necesaria para el siguiente año. No obstante, intente realizar una estimación aproximada de la cantidad media de dinero gastada en reparaciones de equipos en los últimos años e incluya esta cantidad en el presupuesto del año siguiente bajo el apunte de gastos “Reparación esperada de equipos”.

En muchos países los laboratorios no pueden tener un sistema de devaluación debido al sistema de finanzas. En este caso, el laboratorio ha de encontrar un sistema alternativo para asegurar la continuidad del laboratorio (es decir, que impida que los análisis no se puedan realizar a consecuencia de averías en equipos antiguos). P. ej., intente anticipar las averías de los equipos antiguos identificando qué parte de los equipos no durará mucho más y empiece a buscar financiación para preparar los repuestos antes de que las partes de los equipos se averíen.

Nuevos equipos:

• Al crear el presupuesto anual, vea si necesitará comprar nuevos equipos el año siguiente; p. ej., en caso de que quiera incluir nuevos análisis en las pruebas analíticas rutinarias que no realicen en estos momentos.
• Incluya el precio estimado de estos equipos en el presupuesto, teniendo en cuenta los costes de envío y de instalación (bajo el apunte de gastos “Compras de nuevos equipos”).

Incluya también un apunte de gastos para las reparaciones de equipos inesperadas cuando los equipos se averíen. Determine una cantidad de dinero razonable de modo que siempre haya suficiente dinero para la reparación de equipos media.