Titre
Pourquoi
Durant cette phase, le Système de contrôle du stock sera établi. La première étape consiste à formuler les spécifications des fournitures en stock et de déterminer leur nombre.
Dans la colonne de droite figure un lien vers un document présentant des informations générales sur l'approvisionnement et la gestion des stocks tiré du manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS.
Quoi
La première étape consiste à dresser une liste de l'ensemble des fournitures dans le laboratoire, à identifier celles qui doivent toujours être en stock et à formuler leurs spécifications types. Ces spécifications types sont les exigences formulées par le laboratoire auxquelles les articles doivent répondre pour présenter les caractéristiques attendues. Exemple : une spécification de la pureté pour un réactif donné, une spécification de la durée minimale de conservation, etc. Cette spécification de la durée minimale de conservation est particulièrement importante car les délais de livraison sont souvent très longs et quand les produits arrivent dans les pays disposant de ressources limitées, ils sont presque périmés.
Comment & qui
Responsable du stock :
- Dresser une liste des articles actuellement en stock. Pour cela, utiliser les fiches de stock.
- Déterminer s'il y a des articles manquants.
- Déterminer quels articles doivent toujours être en stock et déterminer les quantités critiques (c'est-à-dire quand une nouvelle livraison de cet article doit être commandée).
- Déterminer une quantité minimale et une quantité maximale pour chaque article en stock en fonction de son utilisation. Fixer des quantités maximales permet d'éviter que trop d'articles atteignent leur date de péremption avant d'être consommés tandis que fixer des quantités minimales permet de savoir quand il faut commander un nouveau lot.
- Formuler des spécifications types pour toutes les fournitures. Ces spécifications sont nécessaires pour vérifier les nouvelles fournitures livrées au laboratoire avant de les mettre en stock. Elles sont également nécessaires pour faire de nouvelles commandes et s'assurer que les bons produits sont commandés.
- Pour chaque article, consigner les coordonnées du fournisseur auprès duquel l'article est habituellement commandé.
- La liste ainsi établie sera utilisée pour mettre en place un système de contrôle du stock durant les activités suivantes.
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