Encargado de existencias:

En la actividad previa, usted enumeró todos los artículos que hay actualmente en existencias, cuáles de esos artículos deben estar siempre disponibles en existencias y las especificaciones de cada artículo.

1. En la columna de la derecha, se proporciona un registro de control del inventario genérico muy básico. Este registro consiste en una tabla con muchos parámetros para cada artículo que hay en existencias. Cumplimente la tabla con todos los artículos que siempre deben estar presentes en las existencias del laboratorio tal y como ha determinado en la actividad anterior. En la parte superior de la hoja de Excel se proporcionan instrucciones sobre cómo cumplimentar la tabla.
2. Si le parece que se debe incluir más información en la tabla, tómese la libertad de adaptarla; ha de ser tan fácil de usar como le sea posible.
3. Optimice la tabla: tiene que incluir el uso medio de cada artículo al día y el número medio de días que transcurren entre el pedido de un artículo y su entrega al laboratorio. Si estos parámetros parecen ser incorrectos después de cierto tiempo, adapte los parámetros tanto como sea necesario hasta que sean óptimos y de forma que usted pueda hacer los pedidos exactamente en el momento adecuado.
4. En la fase 1, se introdujeron las tarjetas de existencias. En ese momento, se estableció la regla de que cuando alguien necesite algo de existencias, deberá acudir a usted para que usted pueda coger el artículo de las existencias y asegurarse de que las tarjetas de existencias se mantienen actualizadas. Puesto que usted puede calcular los artículos que aún hay en existencias usando las tarjetas de existencias, también puede actualizar el registro de control del inventario. Habitúese a actualizar el registro de control del inventario una vez a la semana en un momento preestablecido. Puede ver directamente qué artículos se tienen que pedir.
5. Desde la introducción de las tarjetas de existencias en la fase 1, también se puso en marcha la ejecución de un balance trimestral de existencias. Cuando realiza un balance de existencias, ya comprueba la fecha de caducidad, cuenta el número de artículos que hay en existencias y actualiza las tarjetas de existencias o cada artículo, si es necesario. Ahora también debe empezar a actualizar el registro de control del inventario después de que haya hecho el balance de existencias para mantener esto al día también.