Establezca un calendario de revisión de la documentación. El registro de control de la documentación es la herramienta de más importancia del calendario de revisión de la documentación: en el registro de control de la documentación se indica la fecha de autorización de todos los documentos y la fecha límite para repasar cada uno de ellos y, si fuese necesario, crear una versión revisada. El encargado de la calidad debe coordinar la revisión de los documentos: él o ella debe asignar al autor y a los revisores que iniciarán el proceso de revisión del documento en cuestión. La revisión de documentación se debe hacer anualmente al principio, periodo que se podrá prolongar hasta dos años una vez los sistemas de gestión de la calidad hayan madurado (el tiempo necesario para la maduración de un sistema de gestión de la calidad es difícil de definir, ya que puede variar enormemente de laboratorio a laboratorio).

El proceso de revisión consiste en que el autor lea el documento (incluidos los anexos y formularios) y compruebe si todavía describe la manera en que las cosas están organizadas frente al procedimiento que se lleva a cabo realmente en la práctica. Cuando se detecten desviaciones con respecto a la situación real en la práctica, el autor debe adaptar el documento y describir los cambios en el apartado de comentarios de la portada del POE. Durante la revisión, el autor debe comprobar también si las referencias a otros documentos, ubicaciones y a partes de los equipos son todavía correctas. Los revisores deben revisar entonces la nueva versión del POE de la misma forma en que revisaron el POE cuando se redactó por primera vez. Lo mismo es aplicable en el caso del autorizador.

Cuando se haya revisado y autorizado la emisión de la nueva versión del documento, el encargado de la calidad reemplazará las copias de la versión anterior con la nueva versión en todas las ubicaciones indicadas en el registro de control de la documentación o en la portada del POE. También debe archivar un ejemplar en el archivo de documentación de la calidad, que se establecerá en la siguiente actividad. La versión anterior del POE del archivo se debe marcar claramente como “reemplazada”, con la fecha en que se reemplazó y las iniciales del encargado de la calidad. Las otras copias de la versión anterior del POE se deben destruir.

Una acción que también forma parte de las actividades de control de la documentación es la de repasar el archivo del laboratorio para filtrar los documentos que se puedan destruir porque se ha excedido el tiempo que se tienen que mantener archivados, tal y como indica la Lista de retención de documentos (que se generó previamente en la fase 2). Esta acción se debe hacer una vez al año.