مدير المختبر:

1. اكتُب قائمة بأسماء جميع الموظفين. يمكنك استخدام نموذج مصفوفة استبدال الموظفين الوارد في العمود الأيسر.
2. حدِّد الأفراد الذين يمكنهم أن يحلوا محل كل موظف من الموظفين في حال تغيبه. حدِّد إذا ما كان يلزم تعيين أكثر من موظف واحد ليتولى العمل. وفي هذه الحالة، حدد مهام الموظف المتغيب التي ستؤول إلى كل موظف بديل في التوصيف الوظيفي الشخصي الخاص به. افعل ذلك باستخدام مصفوفة التفويض الجنيسة. لا يمكن أن يحل محل الموظف المتغيب إلا موظف مفوض بأداء مهام هذا الموظف.
3. احفظ الوثيقة في مجلد التنظيم. ينبغي لك أيضاً أن تحفظ نسخة من الوثيقة في مكان واضح لجميع الموظفين مثل لوحة الإعلانات.
4. اعرض مصفوفة استبدال الموظفين في الاجتماع الأسبوعي للموظفين.
5. عند إجراء اختبارات الكفاءة يجب أن تُدرج أيضاً المهام التي سيتعين على الموظف أن يتولاها عن الموظفين المتغيبين.
6. تأكد من أداء الموظف للمهام التي يلزم أن يتولاها عن الموظفين المتغيبين في مرات لا يقل عددها سنوياً عن الحد الأدنى المقرر.