موظف شؤون المخزونات:

1. صمِّم بطاقة المخزونات. ويمكن استخدام نموذج بطاقة المخزونات الوارد في العمود الأيسر كبداية.
2. إذا كانت البطاقة ورقية: اطبع عدداً كافياً من بطاقات المخزونات (ينبغي ملء بطاقة مخزونات لكل بند مخزون).
3. أنشئ مجلداً جديداً تحت عنوان "سجل جرد المخزونات". وضَعْ علامتي تبويب في هذا المجلد، إحداهما بعنوان "الطلبات" والثانية بعنوان "جرد المخزونات". وتوضع استمارات الطلب الخاصة بالطلبيات التي لم يتسلمها المختبر بعد تحت علامة التبويب المعنونة "الطلبيات"، في حين توضع بطاقات المخزونات التي تحتوي على تفاصيل جميع الأصناف الموجودة بالفعل ضمن المخزونات تحت علامة التبويب المعنونة "جرد المخزونات". وفي حال استخدام سجل إلكتروني: أنشئ نظاماً مماثلاً يساعدك على تتبع البنود المطلوبة والبنود المخزونة بالفعل (وكمياتها).
4. املأ بطاقة مخزونات لكل بند مخزون.
5. عند الضرورة، أنشئ نظاماً جيداً لتقسيم البنود المخزونة على نحو منظم. ضَعْ مثلاً البنود وفقاً لترتيب الأحرف، وضع البنود وفقاً لترتيب الأحرف، وضع البنود القديمة في الأمام والبنود الجديدة في الخلف حتى تُستخدم البنود القديمة أولاً، والحد من احتمالات استخدام منتجات منتهية الصلاحية.
6. اعرض كيف عمل نظام جرد المخزونات وما هي بطاقة المخزونات على جميع الموظفين في الاجتماع الأسبوعي للموظفين. وينبغي أن يوضح مدير المختبر أنه لن يُسمح لأي شخص بعد الآن بأخذ البنود من المخزن، وأنه ينبغي لهم أن يتوجهوا إليك بطلب ما يحتاجون إليه. وبذا يمكنك تحديث بطاقات المخزونات والحد من تفاوت سجل المخزونات والمخزونات الفعلية إلى أدنى قدر ممكن. ولاحظ أنه يتعين عليك مساعدة زملائك باستمرار عندما يحتاجون إلى الحصول فوراً على الأصناف المخزونة.
7. اجرد المخزونات المتبقية مرة كل ثلاثة أشهر: عد المخزون الموجود من كل بند، وتأكد من أن العدد يتوافق مع الكمية المشار إليها في بطاقة المخزونات. وإلا فعليك بتحديث بطاقة المخزونات. وتحقق أيضاً من تواريخ انتهاء الصلاحية وتخلص من المنتجات المنتهية الصلاحية.

مدير المختبر:

1. أثناء الاجتماع الأسبوعي للموظفين الذي يعرض فيه موظف شؤون المخزونات كيفية عمل نظام جرد المخزونات، أكد أن موظف شؤون المخزونات أصبح الآن الشخص الوحيد المسموح له بأخذ البنود من المخزن. وبذا سيتمكن موظف شؤون المخزونات من تحديث بطاقات المخزونات مباشرة، ما سيمنع تفاوت الكميات المخزونة والكميات الورادة في السجل. وضِّح أيضاً أن الطلبيات التي ترد حديثاً يجب فحصها وإخراجها من أغلفتها بمعرفة موظف شؤون المخزونات. ولا يسمح لأي شخص بوضع البنود في المخزن بنفسه حيث ينبغي للمختبر أن يفصل ما بين الإمدادات التي لم تخضع للفحص/ لم تقبل وتلك التي خضعت للفحص/ تم قبولها.
2. عدِّل مصفوفة التفويض لتحديد أن الشخص الوحيد المفوض بأخذ البنود من المخزونات هو موظف شؤون المخزونات.