Заголовок
Почему
Руководитель/менеджер лаборатории должен отслеживать и анализировать достижение целей, поставленных в годовом плане по качеству. Это обеспечит непрерывность внедрения, поддержания и улучшения системы управления качеством.
Что
Анализ руководством проводится руководителем/менеджером лаборатории. В ходе анализа руководитель/менеджер лаборатории делает следующее:
- анализирует данные о производительности и информацию, полученную в результате внутренних аудитов и управления случаями несоответствия;
- анализирует крупные изменения в работе лаборатории;
- проверяет, насколько правильно и по графику внедряется система управления качеством;
- анализирует обратную связь (жалобы, изучение удовлетворенности и т. д.) от сотрудников и клиентов;
- анализирует состояние текущей деятельности по непрерывному улучшению;
- выявляет новые возможности для улучшения, в том числе, выбирает возможности и определяет их приоритетность с учетом наличия ресурсов;
- выделяет ресурсы, необходимые для действий, вытекающих из анализа руководством.
Следующие элементы могут служить входящими данными для анализа руководством:
- результаты действий, вытекающих из предыдущего анализа руководством (год назад),
- достижение целей, поставленных в годовом плане по качеству,
- результаты выбора и оценки поставщиков лаборатории,
- оценка соблюдения времени выполнения,
- компетентность персонала (оценки компетенции) и потребности в обучении,
- отчеты внешних оценок качества,
- отчеты внутренних и внешних аудитов качества и последующих действий,
- рекомендации по улучшению,
- квартальные отчеты по качеству,
- формы регистрации жалоб,
- ...
Выводы анализа руководством отражают в «Отчете о результатах анализа руководством». Такой отчет содержит следующие разделы по каждой анализируемой теме:
- принятые решения,
- описание обсуждения или доводов в пользу принятых решений,
- последующие действия,
- выводы.
Ссылка на пример «Отчета о результатах анализа руководством» приведена справа на странице. В качестве примера приведен «Отчет о результатах анализа руководством» Национальной референс-лаборатории диагностики туберкулеза, однако принцип анализа руководством будет таким же в любой другой лаборатории. На основе «Отчета о результатах анализа руководством» готовят план по качеству на следующий год.
ПРИМЕЧАНИЕ: анализ руководством традиционно делается один раз в год. Тем не менее, в период внедрения системы управления качеством может быть более удобно проводить анализ руководством два раза в год.
Как и кто
Руководитель/менеджер лаборатории:
- Проведите анализ руководством, убедитесь, что все ключевые сотрудники присутствуют и соответствующие документы имеются.
- Результаты и выводы анализа оформите в виде «Отчета о результатах анализа руководством». Включите данные о завершении планов действий. Следуйте логическому плану (например, последовательно рассматривая основные элементы системы качества). Если в результате анализа возникли предложения по улучшению, напишите эти предложения в виде конкретных SMART действий.
- Подпишите готовый отчет и поставьте дату. Передайте отчет менеджеру по качеству на хранение и для отслеживания деятельности.
- На еженедельном рабочем совещании ознакомьте сотрудников с результатами анализа руководством и обсудите конкретные действия, вытекающие из этого анализа.
- Задокументируйте в СОП порядок проведения анализа руководством.
Менеджер по качеству:
- После обсуждения на рабочем совещании поместите «Отчет о результатах анализа руководством» за соответствующим разделителем в папку «Анализ руководством и годовые планы по качеству».
- Следите за выполнением плана действий, составляя квартальные отчеты и добавляя конкретные действия в протоколы еженедельных рабочих совещаний. Благодаря этому, на каждом совещании вы можете выяснить с сотрудниками, на какой стадии находится каждое из запланированных действий. Поскольку руководитель/менеджер лаборатории также присутствует на этих встречах, то он/она может принудить тех сотрудников, кто не выполнил в установленный срок запланированные действия, выполнить их как можно скорее.