اكتُب إجراءً تشغيلياً موحداً بشأن المشتريات واستلام المعدات. وينبغي لهذا الإجراء التشغيلي الموحد أن يشمل الإجراءات التالية:

• صياغة المتطلبات المحددة الخاصة بالمعدات التي ينبغي شراؤها:
  عند الحاجة إلى شراء المعدات، يلزم تشكيل فريق من الموظفين الذين سيستخدمون المعدة الجديدة لمناقشة المتطلبات المحددة التي يرغبون في أن تمتثل لها المعدة الجديدة وصياغة هذه المتطلبات.
• المتطلبات الموحدة التي يلزم أن تؤخذ في الاعتبار في كل طلب لشراء المعدات، مثل ما يلي:
  • يجب إنفاق 10% من ميزانية العطاء على قطع الغيار والصيانة.
  • المتطلبات المتعلقة بالحد من استهلاك الطاقة والعبء الواقع على البيئة عند التخلص من المعدة.
    ففي بعض الأحيان تحتوي المعدات على مواد كيميائية مضرة بالبيئة و/ أو البشر. وفي هذه الحالة يجب أن تتولى شركة متخصصة معالجة هذه المعدة عند التخلص منها للوقاية من الإضرار بالبيئة وبصحة الجمهور. وفي حال عدم توافر هذا النوع من الشركات من الأفضل محاولة العثور على معدة بديلة تخلو من هذه المواد الكيميائية. كما أنه يجب الحد من استهلاك الطاقة، فإن المعدة التي تستهلك قدراً كبيراً من الطاقة دون داعٍ تشكل أيضاً عبئاً على البيئة وعلى شبكات الكهرباء وعلى ميزانية المختبر الذي يدفع مقابل هذا الاستهلاك. لذا حاول أن تجد معدات تستهلك قدراً محدوداً من الطاقة.
• حصر جميع المعدات المناسبة التي يمكن الحصول عليها من مختلف الموردين واختيار أفضل عرض بالاستناد إلى قائمة مرجعية.
• عملية طلب الشراء.
• استلام المعدات.
• قائمة مرجعية خاصة بالاستلام للتحقق من تسلم الطراز الملائم المطلوب، ومن أن المعدة تعمل على النحو الصحيح وتفي بالمتطلبات الخاصة بالأداء.
• إجراء خاص بقبول أو رفض المعدات الممنوحة.
  يجب على المختبر الذي لديه نظام قائم لإدارة الجودة أن يجري فحص القبول على المعدات الممنوحة أيضاً. وإذا كانت المعدة لا تمتثل للمواصفات التي حددها المختبر ينبغي له عدم قبولها حيث إنه لن يكون قادراً على ضمان النتائج الجيدة باستخدام هذه المعدة. ولا يمكن حل المشكلات الخاصة بالمعدات غير الملائمة الممنوحة إلا بدخول المختبر في حوار مع الجهة المانحة وتوضيح أن المعدة يلزم أن تمتثل للمواصفات التي حددها المختبر، رغم حساسية هذا الأمر.
• تركيب المعدات.
• إسناد مسؤولية المعدة إلى أحد الموظفين وتفويض الموظفين باستخدام المعدة (مهمة مدير المختبر). إعطاء الموظفين التعليمات بشأن المهام والمسؤوليات المسندة إليهم (مهمة موظف شؤون المعدات).
• تجميع ملف المعدة الذي يشمل الوثائق والسجلات اللازمة:
  • إجراء تشغيلي موحد
  • ملف يحتوي على جميع السجلات الخاصة بالمعدة (مثل الشهادة وتعليمات المُصنِّع/ دليل المستخدم، وعقود الخدمة، وسجلات الصيانة وما إلى ذلك).
• تعديل سجل المعدات ليشمل المعدة الجديدة.

ينبغي كتابة هذا الإجراء التشغيلي الموحد كإجراء تشغيلي موحد خاص بالإجراءات. ويرد في العمود الأيسر رابط مؤد إلى نموذج للإجراء التشغيلي الموحد المرجعي يحتوي على نموذج لإجراء تشغيلي موحد خاص بأحد الإجراءات، في الملحق 1.