Título
Normalizar el control de existencias y el sistema de pedidos usando un POE
Por qué
En las dos actividades anteriores, ha establecido un sistema de control del inventario que indica automáticamente cuándo se debe hacer un nuevo pedido. Actualice este sistema semanalmente, y una vez al mes realice un balance de existencias. Todos estos procedimientos tienen que describirse en un POE para garantizar que siempre se lleven a cabo de la misma manera y de forma correcta (es decir, este procedimiento se debe normalizar).
Qué
Escriba un POE que abarque los siguientes procedimientos para:
- Mantener las existencias:
- Coger productos de existencias
- Actualizar el registro de control del inventario
- Realizar un balance de existencias
- Pedir nuevos suministros:
- Seleccionar un producto
- Pedir un producto
- Realizar una prueba de recepción en todas las entregas
- Etiquetar los suministros recién llegados (ver la siguiente actividad)
- Actualizar/hacer una nueva tarjeta de existencias
- Añadir un nuevo reactivo/material fungible al registro de control del inventario
- Almacenar el nuevo reactivo/material fungible
Adjunte a este POE los siguiente artículos como anexo:
- La plantilla de la tarjeta de existencias
- La plantilla del formulario de pedido
- La plantilla de la lista de verificación de la prueba de recepción
Cómo y quién
Encargado de existencias:
- Diseñe un formulario de pedido estándar que se deberá cumplimentar para cada nuevo pedido.
- Redacte el POE para control de inventario siguiendo el protocolo sobre cómo escribir un POE de procedimiento según el POE principal y use la plantilla para POE de procedimiento adjunto al POE principal.
- Revise y autorice el POE siguiendo el procedimiento contenido en el POE de control de la documentación.
- Indique en la “Lista de leído y comprendido” qué miembros del personal tienen que leer el POE (aquellos para quien sea pertinente este POE).
- Presente el POE en una reunión semanal de personal y explique que el sistema de control automático del inventario ya está en vigor. Explique que si un miembro del personal quiere pedir un nuevo artículo, tiene que acudir a usted con un formulario de pedido cumplimentado para asegurarse de que se haga el pedido y se añada a las existencias del laboratorio. Indique también qué miembros del personal tienen que leer el POE y explique que tienen que firmar la “Lista de leído y comprendido” cuando hayan leído el POE.
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