Los datos de los pacientes, entre otros, se registran en: hojas de petición, formularios de trabajo, registros, copias de informes de resultados, informes de resultados revisados, formularios de notificación inmediata, etc.

En la fase 3, las instalaciones de almacenamiento se mejorarán para impedir el deterioro de los documentos (incluyendo los datos de los pacientes) a consecuencia de influencias físicas. En la fase 3, también se optimizará el sistema de archivo del laboratorio para asegurar que toda la información del laboratorio sea de fácil acceso para aquellos que la necesiten. No obstante, es importante que los datos del paciente ya estén archivados de manera segura para proteger la confidencialidad y la integridad de los mismos.

Asegúrese de que todos los registros que contengan datos de pacientes se guarden bajo llave en un armario, y que este armario solo puedan abrirlo miembros del personal autorizados.

Establezca un sistema para el almacenamiento lógico y ordenado de los datos de los pacientes de forma que si se tienen que sustituir los datos de un paciente, se pueda hacer de forma rápida y fácil. Haga uso de números o fechas para mantener todos los archivos en un orden lógico. Por ejemplo: guarde los registros de los pacientes en carpetas clasificadas por año calendario y ordene los registros dentro de cada carpeta según el código de identificación del paciente.

Para impedir la acumulación de registros y archivos llenos, también es necesario elaborar una lista de retención de documentos que defina durante cuánto tiempo se almacena cada tipo de registro. Esto ya se ha hecho en otra actividad de la fase 2 y no tiene que completarse en esta actividad.

En la columna de la derecha, se proporciona un documento sobre la gestión de la información y el uso de un sistema de información en papel procedente del manual del Sistema de gestión de la calidad en el laboratorio la OMS.