Secretario/a:

1. En la fase 1 se creó una carpeta llamada “Archivos de personal”, que se utilizó para almacenar la siguiente información de personal:
   • Certificado formativo de la formación de bioseguridad para el encargado de bioseguridad
   • Certificado formativo de la formación sobre gestión de cambios para el director del laboratorio
   • Certificados formativos de la formación introductoria sobre gestión de la calidad para todo el personal del laboratorio
   • Diplomas y certificados de la formación previa de todo el personal

   En este paso se completan los archivos del personal. Comience por elaborar una lista de las técnicas con las que se ha familiarizado cada miembro del personal. Hágalo con la ayuda del director del laboratorio y los miembros del personal.

2. Introduzca todos los registros mencionados antes siguiendo un método lógico tras la pestaña de cada miembro del personal. Puede que algunos registros aún no estén presentes (como los informes de evaluación de la competencia y cualquier informe de accidente). Estos se añadirán posteriormente en el proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad.
3. Una vez haya acabado, guarde la carpeta de archivos de personal en un archivador cerrado con llave que sea solo accesible al director del laboratorio (ya que los archivos contienen información confidencial y privada, como las historias clínicas, estos deberían mantenerse a salvo de cualquier acceso no autorizado una vez se hayan terminado de elaborar; solo el director del laboratorio está autorizado a acceder a los archivos de personal y los miembros del personal están autorizados a acceder a su propio archivo de personal).

Director del laboratorio:

1. Adapte la matriz de autorización para especificar que únicamente usted tiene permitido el acceso y la modificación de los archivos de personal.
2. Ayude al secretario/a la secretaria a organizar los archivos del personal, especialmente a la hora de elaborar la lista de tareas que cada miembro del personal ha aprendido.

La formación sobre el Sistema de gestión de la calidad en el laboratorio (LQMS) de la OMS proporciona información sobre los archivos del personal (en la columna de la derecha). La norma ISO 15189:2012 artículo 5.1.9 (ISO 15189:2007 5.1.2) muestra un resumen completo de todos los registros que se deben incluir en los archivos de personal.