En esta herramienta, el nombramiento de un equipo del proyecto de calidad se considera una estrategia para afrontar la carga de trabajo a asumir. Este equipo es el principal órgano de coordinación para la implementación del sistema de gestión de la calidad. Ayudará a la gestión de las actividades descritas en esta herramienta.

Al coordinador del equipo del proyecto de calidad se le designará como enlace de coordinación para la calidad del laboratorio. Esta figura puede considerarse como un encargado de la calidad, pero con menos responsabilidades y tareas asignadas (el “auténtico” encargado de la calidad se designará en la fase 2). El enlace de coordinación para la calidad supervisará de cerca la correcta implementación de esta herramienta. Sus funciones son las siguientes:

• Función de coordinación: garantizar que los miembros del equipo ejecuten las actividades del instrumento correctamente y en los plazos estipulados.
• Función asesora: informar regularmente al director del laboratorio sobre los progresos de la implementación del sistema de gestión de la calidad y colaborar con el director del laboratorio en la ejecución de actividades que requieran tareas asignadas específicamente al director del laboratorio.
• Función de información: el personal del laboratorio puede recurrir a esta persona para obtener más información sobre cualquier aspecto de la gestión de la calidad. El flujo de información también puede ser el inverso: el enlace de coordinación para la calidad puede informar a los miembros del personal sobre el sistema de gestión de la calidad.

Las tareas y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto de calidad son las siguientes:

• Ejecución de las actividades: Llevar a cabo las actividades y tareas que asigne el enlace de coordinación para la calidad. Involucrar a otros miembros del personal del laboratorio en la realización de estas actividades. Por ejemplo: cuando sea necesario redactar un Procedimiento operativo estándar (POE) sobre el Registro y notificación de resultados, el miembro del equipo debe colaborar estrechamente con un encargado de los datos para redactar el POE.
• Asesoramiento/notificación: el miembro del equipo debe notificar al equipo del proyecto de calidad el estado de las actividades que se le han asignado.
• Planificación: El miembro del equipo debe participar activamente en la coordinación de la implementación del sistema de gestión de la calidad. También tiene que ofrecer su ayuda para la planificación de las actividades durante las reuniones del equipo.

Este equipo se reunirá un mínimo de dos veces al mes para comentar los progresos y encontrar soluciones a los problemas que hayan podido surgir. El director del laboratorio debe participar en estas reuniones, pero quien las preside es el enlace de coordinación para la calidad. El encargado de redactar las actas de estas reuniones será un miembro del equipo del proyecto de calidad (y no el enlace de coordinación para la calidad, ya que su función es presidir las reuniones). Estas actas se entregarán a todos los miembros del equipo del proyecto y al director del laboratorio y se deben archivar (es decir, sirven como prueba de que las reuniones se llevaron a cabo y como instrumento para realizar el seguimiento de los progresos).