Título

Evaluar la situación inicial del laboratorio

Por qué

Antes de planificar la implementación de un sistema de gestión de la calidad, es práctico llevar a cabo una evaluación que ayude a comprender la situación inicial del laboratorio. Esta evaluación identificará algunos elementos del sistema de gestión de la calidad que ya puedan encontrarse disponibles y en funcionamiento o revelará la existencia de carencias que deban resolverse. De esta manera, los puntos fuertes y débiles del laboratorio se pueden identificar objetivamente y se pueden tomar las medidas oportunas. Una evaluación de este tipo puede ser de gran ayuda al planificar la implementación de un sistema de gestión de la calidad.

Qué

Como ejemplo, se ofrece un instrumento para la evaluación de laboratorios elaborado por la OMS que puede consultarse aquí. Esta herramienta para la evaluación de laboratorios incluye instrucciones para la evaluación de laboratorios y de sistemas nacionales de laboratorio. El documento está dirigido a cualquier participante en la evaluación de laboratorios, como autoridades sanitarias nacionales, organismos multilaterales, organizaciones no gubernamentales (ONG) y directores de laboratorio. El documento principal describe un procedimiento general para la evaluación de laboratorios y se acompaña con dos cuestionarios: uno para la ayuda a la evaluación de sistemas nacionales de laboratorio (Anexo 1) y el segundo dirigido a laboratorios individuales (Anexo 2). Los evaluadores pueden utilizar estos cuestionarios tal como se presentan, o bien personalizar los materiales disponibles para adaptarlos a las necesidades locales y ajustarlos mejor al contexto de la evaluación.

 

Los cuestionarios se proporcionan en formato PDF para facilitar su impresión y también como archivos de Excel que permiten calcular automáticamente los indicadores de los módulos una vez contestadas las preguntas. La versión en formato Excel de los cuestionarios está disponible en cuatro idiomas: inglés, francés, español y ruso. El idioma se puede cambiar durante el uso del archivo.

Cómo y quién

Director del laboratorio

  1. Cree y prepare el equipo de evaluación.
    Se designará un equipo de evaluación integrado por el personal adecuado. La evaluación la pueden llevar a cabo:
    • Especialistas de laboratorio (representantes de sanidad pública, hospitales, clínicas, laboratorios privados o académicos, etc.)
    • Personal del Ministerio de Sanidad
    • Personal de la oficina nacional de la OMS
    • Especialistas en sanidad pública, epidemiólogos
    • Encargados de programas de control de enfermedades (por ejemplo, programas nacionales de control del VIH, la tuberculosis o el paludismo)
    • Organizaciones no gubernamentales

    Las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo deben indicarse claramente en el documento de Términos de referencia. También es necesario designar a un jefe de equipo.

 

Equipo de evaluación:

  1. Revisar el instrumento para la evaluación de laboratorios y adaptarlo en caso de que sea necesario.
    El equipo de evaluación debe revisar el instrumento para la evaluación de laboratorios/cuestionario del sistema y el instrumento para la evaluación de laboratorios/cuestionario sobre las instalaciones y adaptarlos en función de la estructura y las necesidades locales. El equipo debe llegar a un acuerdo sobre el/los cuestionario(s) de evaluación que se utilizará(n) y familiarizarse con las preguntas de esos cuestionarios.
  2. Recopilar los documentos a revisar.
    Los documentos clave, tales como reglamentación, directrices y manuales, deben recopilarse con la máxima antelación posible. El instrumento para la evaluación de laboratorios incluye una lista no exhaustiva de documentos útiles que deben recopilarse (ver las páginas 17-19).
  3. Planificar reuniones, entrevistas y visitas de campo.
    El equipo de evaluación debe crear programa para el proceso de evaluación. Este programa debe indicar claramente las fechas de los plazos, los resultados/entregas esperados y la identidad de las personas responsables de cada tarea. Las solicitudes de entrevistas, reuniones y documentos deben enviarse con antelación. También es necesario planificar tareas de traducción e interpretación, en caso de que sea necesario.
  4. Llevar a cabo la evaluación.
    La evaluación debe realizarse utilizando los cuestionarios previamente acordados. Si es necesario, los miembros del equipo de evaluación pueden dividirse en grupos más pequeños para cubrir distintas áreas técnicas o geográficas.
  5. Preparar el informe de evaluación.
    Sería deseable elaborar un borrador de informe durante la actividad de evaluación y compartirlo con el equipo antes del último día. El equipo de evaluación tiene que llegar a un acuerdo sobre el contenido del informe (recomendaciones principales) y sobre su formato, extensión y proceso de difusión. Este informe se debe utilizar junto con los hallazgos de la evaluación para ayudar a planificar el proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad.
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Esta actividad corresponde al elemento clave Evaluación

 

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