Desarrolle un registro de control de la documentación. Este registro es un resumen de todos los documentos que se mantienen en el sistema de control de la documentación, que son:

• Los POE, incluidos sus anexos y formularios
• Los capítulos y anexos del manual de calidad (que se creará en la fase 3)
• Los capítulos y anexos del manual de bioseguridad

Para cada documento, el registro de control de la documentación proporciona los siguientes metadatos:

• El código de documento
• El título del documento
• El nombre del autor
• Los nombres de los revisores
• El nombre del autorizador
• El número de versión actual
• La fecha en que se publicó para su uso
• La fecha límite para revisar el documento
• Lista de distribución
• Comentarios
• El título de la versión anterior
• El nombre del autor de la versión anterior
• Los nombres de los revisores de la versión anterior
• El nombre del autorizador de la versión anterior
• La fecha en que la versión anterior se publicó para su uso
• La fecha en que la versión anterior se reemplazó

Respecto a los formularios y anexos de los POE, del manual de calidad, del manual de servicio en laboratorios y del manual de bioseguridad, el laboratorio tiene una elección:

1. Los formularios y anexos se pueden ver como parte integrante de los documentos principales: la ventaja es que el registro de control de la documentación es menos extenso. La desventaja es que cuando se debe adaptar un formulario (p. ej., cuando se descubre un error en el formulario), se tiene que volver a imprimir y distribuir el documento completo con sus anexos, incluido el formulario. Esto supone un derroche de papel, de tinta de impresora y de tiempo.
2. Los formularios y anexos de los documentos se pueden introducir por separado respecto al documento principal en el registro de control de la documentación. La desventaja es que, de esta forma, el registro de control de la documentación se vuelve más extenso. La ventaja es que el formulario o el anexo de un documento se puede adaptar si se descubre un error sin tener que reimprimir el documento entero de nuevo. Tenga en cuenta que, cuando se tiene que revisar un documento principal, se tienen que revisar al mismo tiempo todos los formularios y anexos adjuntos al documento, aunque tengan un número de versión diferente y aunque se mencionen por separado respecto al documento principal en el registro de control de la documentación.

En la columna de la derecha se incluye una plantilla de registro de control de la documentación.