أنشئ سجلاً لمراقبة الوثائق. ويشمل هذا السجل لمحة عامة عن جميع الوثائق التي تُحفظ في نظام مراقبة الوثائق، وهي كالتالي:

• الإجراءات التشغيلية الموحدة بما في ذلك التذييلات والاستمارات المرفقة بها
• فصول دليل الجودة والتذييلات المرفقة به (التي ستوضع في المرحلة 3)
• فصول دليل السلامة البيولوجية والتذييلات الملحقة به

ويوفر سجل مراقبة الوثائق البيانات الوصفية التالية فيما يتعلق بكل وثيقة:

• كود الوثيقة
• عنوان الوثيقة
• اسم المؤلف
• أسماء القائمين على الاستعراض
• اسم المسؤول عن الإجازة
• رقم الإصدار الحالي
• تاريخ إصدار الوثيقة للاستخدام
• التاريخ الذي يجب استعراض الوثيقة قبله
• قائمة التوزيع
• التعليقات
• عنوان الإصدار السابق
• اسم مؤلف الإصدار السابق
• أسماء القائمين على استعراض الإصدار السابق
• اسم المسؤول عن إجازة الإصدار السابق
• تاريخ صدور الإصدار السابق للاستخدام
• تاريخ إبدال الإصدار السابق

وفيما يتعلق بالاستمارات والتذييلات المرفقة بالإجراءات التشغيلية الموحدة ودليل الجودة ودليل خدمات المختبر ودليل السلامة البيولوجية، يمكن للمختبر الاختيار من بين ما يلي:

1. يمكن أن تشكل الاستمارات والتذييلات جزءاً لا يتجزأ من الوثائق، وتتمثل الميزة في ذلك في أن سجل مراقبة الوثائق يكون أصغر حجماً. ويتمثل العيب في ذلك في أنه عندما يلزم تعديل استمارة ما (عند اكتشاف خطأ في الاستمارة مثلاً)، يلزم إعادة طباعة وتوزيع الوثيقة بأكملها والتذييلات المرفقة بها بما في ذلك الاستمارة. ويمثل ذلك إهداراً للورق ولأحبار الطابعات وللوقت.
2. ويمكن إدراج الاستمارات والتذييلات المرفقة بالوثائق على نحو منفصل عن الوثيقة الرئيسية في سجل مراقبة الوثائق. ويتمثل العيب في ذلك في أن سجل مراقبة الوثائق يصبح أكبر حجماً بهذه الطريقة. وتتمثل الميزة في ذلك في أن الاستمارة أو التذييل المرفق بالوثيقة يمكن تعديله إذا اكتُشف به خطأ دون الحاجة إلى إعادة طباعة الوثيقة بأكملها. يُرجى ملاحظة أنه عندما يلزم استعراض إحدى الوثائق الرئيسية، يلزم كذلك استعراض جميع الاستمارات والتذييلات المرفقة بهذه الوثيقة في الوقت نفسه، حتى وإن كان رقم الإصدار الذي تحمله مختلفاً وكانت تُذكر على نحو منفصل عن الوثيقة الرئيسية في سجل مراقبة الوثائق.

ويرد نموذج لسجل مراقبة الوثائق في العمود الأيسر.