أمين السر:

1. في المرحلة 1 أُنشئ مجلد بعنوان "ملفات الأفراد" واستُخدم في حفظ المعلومات التالية عن الأفراد:
   • شهادة الدورة التدريبية في مجال السلامة البيولوجية التي تلقاها موظف السلامة البيولوجية
   • شهادة الدورة التدريبية في مجال إدارة التغيير التي تلقاها مدير المختبر
   • شهادات الدورة التدريبية الاستهلالية في مجال إدارة الجودة التي تلقاها جميع موظفي المختبر
   • الدبلومات والشهادات الخاصة بالتعليم السابق لجميع الموظفين

   وفي هذه الخطوة تُستكمل ملفات الأفراد. ابدأ بكتابة قائمة بالتقنيات التي تعرَّف عليها كل موظف. أفعل ذلك بمساعدة مدير المختبر والموظفين أنفسهم.

2. أدرج جميع السجلات المذكورة أعلاه بترتيب منطقي في علامة التبويب الخاصة بكل موظف. قد تكون بعض السجلات غير موجودة بعد (مثل تقارير تقييم الكفاءة وتقارير الحواث المحتملة). وسوف تُضاف هذه السجلات في وقت لاحق من الإجراء الخاص بتنفيذ نظام إدارة الجودة.
3. بعد استكمال مجلد ملفات الأفراد احفظه في خزانة مقفلة لا يستطيع الوصول إليها إلا مدير المختبر (نظراً لأن الملفات تحتوي على بيانات خصوصية حساسة مثل السجلات الصحية، فينبغي ألا يطلع عليها بعد استكمالها إلا الأشخاص المصرح لهم؛ فلا يسمح بالاطلاع على ملفات الأفراد إلا لمدير المختبر والموظفين المعنيين أنفسهم).

مدير المختبر:

1. عدِّل مصفوفة التفويض لتحديد أنك الشخص الوحيد المسموح له بالاطلاع على ملفات الأفراد وتعديلها.
2. ساعد أمين السر في تجميع ملفات الأفراد، ولاسيما في كتابة قائمة المهام التي حصل كل موظف على التوجيه الأولي بشأنها.

وتقدِّم الدورة التدريبية في مجال إدارة الجودة في المختبرات التي وضعتها منظمة الصحة العالمية معلومات عن ملفات الأفراد (ترد في العمود الأيسر). ويقدِّم نظام أيزو 15189:2012 المادة 5-1-9 (15189:2007 المادة 5-1-2) لمحة عامة كاملة عن جميع السجلات اللازم إدراجها في ملفات الأفراد.