موظف الجودة:

1. نسِّق الأعمال التحضيرية والتنفيذية لكل مراجعة: ذكِّر المراجعين الداخليين المكلفين بالمراجعة القادمة في الوقت الملائم بأنه يلزم عليهم إجراء المراجعة وزودهم بموضوع المراجعة وبعض المواد الأولية مثل فصول دليل الجودة والإجراءات التشغيلية الموحدة التي يلزم مراجعتها.

الموظفون المكلفون بإجراء المراجعة:

1. حضِّروا عملية المراجعة: اقرأوا جميع الوثائق المتاحة في المختبر بشأن العنصر/ الإجراء الذي سيخضع للمراجعة. وقد تكون هذه الوثائق من الإجراءات التشغيلية الموحدة، أو فصول دليل الجودة، أو فصول دليل السلامة البيولوجية، أو استمارات العمل المستكملة، أو السجلات، أو صحائف المساعدة المختبرية، أو التقارير، وما إلى ذلك. وبعد العام الأول للمراجعة سيكون من المهم أيضاً الرجوع إلى تقارير المراجعة الصادرة في العام السابق بشأن الإجراءات المختبرية نفسها. وينبغي لكم أن تقرأوا هذه التقارير لمعرفة حالات عدم الامتثال التي تحددت أثناء المراجعات السابقة للموضوع نفسه حتى تتمكنوا من التركيز على هذه النقاط اثناء المراجعة التالية لمعرفة مدى نجاح الإجراءات التصحيحية والضوابط والإجراءات الوقائية في معالجة/ تصحيح حالات عدم الامتثال.
2. حدِّدوا هيكل المراجعة: ما الذي ترغبون في أن تبدأوا به وكيف ستواصلون المراجعة. حدِّدوا الموظفين الذين تحتاجون إلى إجراء مقابلة معهم واتصلوا بهم لطلب حضورهم المقابلة.
3. أجروا المراجعة وسجِّلوا الملاحظات.
4. اختتموا المراجعة بموجز للمعلومات تلخصون فيه النتائج (الإيجابية والسلبية سواءً بسواء) وتذكرون حالات عدم الامتثال من الدرجة الثالثة والرابعة. ويكتسي ذلك أهمية خاصة بالنسبة إلى حالات عدم الامتثال من الدرجة الرابعة حيث تلزم معالجتها على الفور.
5. أعِدوا تقريراً عن المراجعة يوضح الإجراءات التي خضعت للمراجعة، والوثائق التي جرى التحقق منها، والأشخاص الذين أُجريت المقابلات معهم، والملاحظات. حدِّدوا لكل ملاحظة درجة. ويتمثل نظام جيد (ولكن ليس ملزماً) في نظام يشتمل على 4 درجات:
   1: النتيجة لا تختلف عن المعايير/ الوثائق.
   2: النتيجة تمثل حالة عدم امتثال ستؤثر سلباً على نظام إدارة الجودة على المدى الطويل إذا لم تعالج، ولكنها لا تمثل خطراً مباشراً على الأداء الصحيح لنظام إدارة الجودة. ويلزم معالجة/ تصحيح حالة عدم الامتثال في غضون سنة واحدة.
   3: تؤثر النتيجة تأثيراً سلبياً مباشراً على الأداء الصحيح لنظام إدارة الجودة. ويجب معالجة حالة عدم الامتثال في غضون 3 أشهر.
   4: تؤثر النتيجة تأثيراً كبيراً على الأداء الصحيح لنظام إدارة الجودة ويتعذر ضمان صحة نتائج الفحوص إن لم تعالج حالة عدم الامتثال. ويجب بالتالي إيقاف العمل المعتاد في المختبر على الفور إلى حين معالجة/ تصحيح حالة عدم الامتثال. يُرجى ملاحظة أنه تلزم مناقشة نظام تحديد الدرجات مسبقاً مع إدارة المختبر، ولاسيما الأُطر الزمنية المحددة لمعالجة حالات عدم الامتثال في كل درجة من الدرجات.
6. قدموا التقرير إلى مدير المختبر الذي ينبغي له صياغة خطة عمل وفقاً لنموذج SMART في غضون أسبوعين لمعالجة حالات عدم الامتثال التي تحددت أثناء المراجعة: انظر النشاط التالي.