اكتُب "قائمة لاستبقاء الوثائق" تحدد فيها المدة التي يجب الاحتفاظ خلالها بكل وثيقة من الوثائق في المحفوظات والمكان الذي يُحفظ فيه كل نوع من أنواع الوثائق. وترد في العمود الأيسر قائمة لاستبقاء الوثائق كمثال، تبين معظم أنواع الوثائق التي تصدر وتُستخدم عادة في نظام إدارة الجودة، والمدة التي يُنصح بالاحتفاظ بكل سجل خلالها. ويمكن استخدام هذه القائمة كأساس.

وستكون هذه القائمة التي تسمى "قائمة استبقاء الوثائق" تذييلاً لوثيقة الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بمراقبة الوثائق التي ستوضع في وقت لاحق من هذه المرحلة. ويستخدم الموظفون هذه القائمة لمعرفة الوثائق التي ينبغي حفظها والوثائق التي لا ينبغي حفظها، ومكان حفظ كل نوع من أنواع الوثائق ومدته.

وفي العمود الأيسر ترد معلومات أساسية من دليل نظام إدارة الجودة في المختبرات الصادر عن منظمة الصحة العالمية، بشأن حفظ الوثائق والسجلات.