Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Título

Crear libros/hojas de registro de utilización y mantenimiento de cada parte específica de los equipos

Por qué

Para diversos tipos de equipos, el mantenimiento depende de las horas de utilización. Asimismo, es conveniente disponer de una descripción general de las acciones de mantenimiento que se han llevado a cabo en cada parte de los equipos. Basándose en esta descripción general, se pueden planificar nuevas visitas de mantenimiento. Esto proporciona también una indicación de los costes implicados en la utilización de cada parte de los equipos. Por lo tanto, se han de introducir hojas de registro de mantenimiento en las que se puedan registrar estos aspectos. Basándose en ello, el encargado de equipos puede decidir cuándo es necesario realizar el siguiente mantenimiento.

Qué

Establezca una hoja de registro de mantenimiento de cada parte de los equipos y, cuando sea pertinente, una hoja de registro de utilización. La hoja de registro de mantenimiento se utiliza para llevar un registro del mantenimiento general de cada parte de los equipos. La hoja de registro de utilización solo se ha de crear para los equipos que la necesiten. P. ej., para una campana de flujo laminar y para las centrifugadoras, se debe registrar cuántas horas se han utilizado. Esto le permite determinar cuándo es necesario realizar un mantenimiento, basándose en las horas de utilización.

NOTA: Algunos laboratorios distinguen entre los términos “mantenimiento externo” y “mantenimiento interno”: el externo sería el que realiza una empresa externa y el interno el que se realiza el mismo laboratorio. En esta herramienta, cuando hablamos de “mantenimiento”, nos referimos a ambos tipos.

Cómo y quién

Encargado de equipos:

Cree una hoja de registro de mantenimiento. En la columna de la derecha se proporciona una plantilla para este tipo de hoja. Tenga en cuenta que se trata solo de un ejemplo. Si otro formato se adapta mejor a sus necesidades, úselo. Asegúrese de que el código único y el nombre de cada parte de los equipos se muestren claramente en cada hoja.
Coja una carpeta nueva y póngale el título “Archivo de equipos”. Incluya una pestaña para cada parte de los equipos.
Cada vez que se realice el mantenimiento de una parte de los equipos, se tiene que cumplimentar una hoja de registro de mantenimiento para registrar la información de la acción de mantenimiento. Conserve las hojas de registro de mantenimiento cumplimentadas bajo la pestaña correcta.
Determine, basándose en el registro de equipos y en los manuales, qué partes de los equipos deben incluir una hoja de registro de utilización.
Cree una hoja de registro de utilización para estas partes de los equipos. El formato de esta hoja depende de la parte de los equipos. P. ej., en el caso de una centrifugadora, usted tiene que introducir parámetros distintos (como las rotaciones por minuto y la temperatura) a los que requiere una campana de flujo laminar (solo horas de uso). Asegúrese de que el código único y el nombre de cada parte de los equipos se muestren claramente en cada hoja. En la columna de la derecha se incluye una plantilla de hoja de registro de utilización.
Las plantillas de hojas de registro de mantenimiento y de utilización se deben conservar como apéndice a los POE que se redactaron en la fase 1 para cada parte de los equipos. De ahí que, cada hoja deba recibir el mismo código que los POE de los que formarán parte. P. ej., si se añadiera una hoja al POE E04 de equipos, el código de la hoja sería E04F1 (F1=formulario 1). De esta forma usted puede ver que la hoja forma parte del POE de equipos número 4.
Coloque las hojas de registro de utilización cerca de las partes de los equipos para las que se han creado. Si existe riesgo de que los formularios se mojen, proteja las hojas colocándolas en una funda de plástico o en una carpeta (para facilitar el acceso). Incluya un bolígrafo con las hojas. Así se impide que las hojas no se cumplimenten debido a que el técnico no lleve consigo un bolígrafo en el momento justo.
Presente las hojas de registro de utilización a todos los miembros del personal durante una reunión semanal de personal. Explique, para cada parte de los equipos, qué datos se tienen que registrar en los formularios, cuándo se deben cumplimentar y por qué se deben cumplimentar. Explique dónde se pueden encontrar las hojas de registro de utilización.
Compruebe de forma periódica si las hojas de registro de mantenimiento están llenas. Si fuese así, imprima una nueva hoja de registro y reemplace la hoja cumplimentada con la nueva. Analice la hoja de registro cumplimentada para ver si es necesario llevar a cabo mantenimiento en un futuro próximo. Si fuese así, programe una cita para llevar a cabo el mantenimiento. Almacene la hoja de registro cumplimentada bajo la pestaña correcta en la carpeta de archivo de equipos.