Dirección del laboratorio:

1. Programe reuniones semanales a una hora conveniente para que todos los miembros del personal puedan estar presentes.
2. Presida las reuniones de personal y asigne un secretario que redacte el acta de estas reuniones. Deberían tratarse los siguientes aspectos:
   • Asuntos habituales
   • Asuntos de calidad
   • No conformidades (reclamaciones recibidas, accidentes, defectos en los equipos/instalaciones, problemas de organización, errores en la documentación, etc.).
   • Asuntos de seguridad
   • Estado de los puntos de acción (ver la actividad anterior)
   • Ronda de preguntas (cada miembro del personal tendrá la oportunidad de hacer preguntas)
3. Si algunos de los asuntos tratados requieren emprender acciones, esta acción deberá formularse como punto(s) de acción SMART. Los puntos de acción se incluirán en el acta de la reunión y su estado se comprobará en cada una de las siguientes reuniones. Por ejemplo: si un miembro del personal expone un problema, es necesario tomar una decisión sobre la forma de resolverlo. La solución se debe formular en los puntos de acción SMART e incluirse en las actas. El estado de ejecución de los puntos de acción se comprobará en cada una de las siguientes reuniones.

Secretario:

1. Redacte el acta de cada reunión. Las actas deben incluir como mínimo las siguientes secciones (ver la actividad anterior en la fase 1):
   • Resumen de los asuntos tratados durante la reunión.
   • Descripción general de los puntos de acción SMART.
   • Orden del día y fecha prevista de la siguiente reunión. Puede utilizar una plantilla de acta disponible en la columna de la derecha.
2. Entregue las actas a todos los miembros del personal en un plazo de 3 días (laborables).
3. En la carpeta “Actas” (utilizada anteriormente en la fase 1), añada un separador con el título “Reuniones semanales de personal”. Guarde las actas en este separador (es necesario usar un separador porque en esta carpeta también se guardarán actas de otras reuniones, tales como las reuniones del equipo del proyecto de calidad).