موظف الجودة:

1. اكتُب الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بمراقبة الوثائق وفقاً لبروتوكول كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بالإجراءات الوارد في الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي. استخدم نموذج الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بأحد الإجراءات المرفق بالإجراء التشغيلي الموحد المرجعي. أضف قائمة استبقاء الوثائق التي وُضعت في وقت سابق من المرحلة 2 كتذييل لهذا الإجراء التشغيلي الموحد.
2. رتِّب لمراجعة الإجراء التشغيلي الموحد وإجازته وفقاً للإجراء الموضح في الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي.
3. حدِّد الأماكن التي يلزم أن تُحفظ بها نسخ هذا الإجراء التشغيلي الموحد مع الإشارة إلى هذه الأماكن في الصحفة الأولى من الإجراء التشغيلي الموحد (ونظراً لأنك الشخص الوحيد المعني بهذا الإجراء التشغيلي الموحد، إلى جانب مديري الوثائق متى ينطبق ذلك، فلا ينبغي حفظ نُسخه إلا في منطقة المكاتب وفي محفوظات وثائق الجودة فقط).
4. اطبع الإجراء التشغيلي الموحد ووزعه على الأماكن المشار إليها في الصفحة الأولى.
5. حدِّد من الذي ينبغي له قراءة هذا الإجراء التشغيلي الموحد، ولا يُعد جميع أفرع هذا الإجراء التشغيلي الموحد مهماً بالنسبة إلى جميع الموظفين. ومع ذلك، فإن معظم الموظفين معنيون بالإجراء الخاص بالتنقيح غير المخطط له للوثائق عند اكتشاف الاخطاء، وبناءً عليه فينبغي لهم أن يكونوا على دراية بهذا الإجراء وأن يكونوا قادرين على التصرف وفقاً لهذا الإجراء. أضف هذا الإجراء التشغيلي الموحد إلى "قائمة اقرأ والفهم" وحدد من الذي ينبغي له قراءته.
6. قدِّم عرضاً لنظام مراقبة الوثائق في الاجتماع الأسبوعي للموظفين واشرح الغرض من إنشائه وكيفية عمله. اعرض الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بمراقبة الوثائق في الاجتماع نفسه مع الإشارة إلى الأشخاص الذين ينبغي لهم قراءته والفرع (الأفرع) الذي ينبغي لهم قراءته.
7. ارصُد التنفيذ الصحيح للإجراءات وفقاً للإجراء التشغيلي الموحد.