ويمكن الترتيب لإجراء التقييم الخارجي للجودة عن طريق المشاركة في برامج اختبار الكفاءة، وإعادة التحقق وإعادة الفحص، والتقييم في الموقع على أيدي المقيّمين الخارجيين. انظر صحيفة التدريب الخاصة بنظام إدارة الجودة في المختبرات الذي وضعته منظمة الصحة العالمية/ مراكز مكافحة الأمراض والوقاية منها/ معهد المعايير السريرية والمختبرية، في العمود الأيسر، للاطلاع على المزيد من المعلومات عن التقييم الخارجي للجودة.

وفي عملية اختبار الكفاءة، يرسل المختبر المرجعي (الذي يتولى تنظيم مخطط اختبار الكفاءة) عينات معروفة القيم لتحليلها في مختبرات أخرى. ولا يُفصح عن القيم الخاصة بالعينات للمختبرات أثناء إجرائها للتحاليل على النحو الذي تُجري به الفحص عادة. ويجب تقديم تقرير عن النتائج إلى الجهة التي تتولى التنظيم لتقارن بعد ذلك النتائج بالقيم المعروفة مسبقاً للعينات، وتحدد مدى صحة النتائج الصادرة عن المختبر. وقد تشير النتائج غير الصحيحة إلى أخطاء أو جوانب ضعف في نظام المختبر المشارك. وينبغي للمختبرات المشارِكة عند معرفة النتائج أن تجري تحليلاً لتحديد هذه الأخطاء وتصحيحها.

ويُفضل أن تكون الجهة المنظمة لمخطط اختبار الكفاءة ممتثلة لنظام أيزو 17043 "تقييم الامتثال - المتطلبات العامة لاختبار الكفاءة".

وفي بعض المناطق الجغرافية قد لا تتاح المشاركة في اختبار الكفاءة أو قد لا يتوافر الاختبار بالنسبة إلى فحص ما. وفي هذه الحالة يجب على المختبر محاولة وضع "مخطط للمقارنة بين المختبرات". وفي المقارنة بين المختبرات يُحضّر المختبر مجموعة من العينات ويرسلها إلى مختبرات أخرى ينبغي لها أن تحلل العينات. وينبغي أيضاً للمختبر أن يحلل العينات بنفسه. ويجب على المختبرات المشاركة أن تبلغك (المختبر الذي يتولى التنظيم) بعد ذلك بنتائجها. جمّع كل النتائج في موجز واحد، لإجراء تحليل التباين وتحديد النتائج التي تنحرف انحرافاً كبيراً. أعِدّ تقريراً يشمل جميع النتائج مع تمييز النتائج المنحرفة. ويجب إرسال هذا التقرير مرة أخرى إلى جميع المختبرات المشاركة. وإذا كانت النتيجة الصادرة عنك منحرفة عن النتائج الصادرة عن المختبرات الأخرى، تصرّف وفقاً للإجراء الخاص بنتائج اختبار الكفاءة غير الصحيحة/ المنحرفة الموضح أعلاه.

والقاعدة هي أن نتائج التقييم الخارجي للجودة لن تعطي رؤية صحيحة لجودة النتائج إلا إذا عوملت العينات الخاصة بالتقييم الخارجي للجودة بالطريقة نفسها التي تعامل بها العينات الروتينية. أما إذا عوملت العينات الخاصة بالتقييم الخارجي للجودة بطريقة تختلف عن العينات الروتينية، فإن النتائج قد تكون ممتازة ولكنها لن تفيد بشأن جودة الخدمات الروتينية.

وفيما يلي يوضَّح الإجراء الأمثل في التعامل مع العينات الخاصة بالتقييم الخارجي للجودة:

• من الأهمية البالغة بمكان في اختبار الكفاءة وفي المقارنة بين المختبرات سواءً بسواء، أن يُجرى تحليل العينات باستخدام الأساليب الروتينية. ويتمثل الأسلوب الأفضل في قيام مدير المختبر بتكويد العينات الخاصة بالتقييم الخارجي للجودة وإضافتها في الخفاء إلى مجموعة العينات الروتينية بحيث لا يستطيع الموظفون معرفة أن هذه العينات ستُستخدم في التقييم الخارجي للجودة. ويجمع مدير المختبر النتائج من سجل المختبر بعد إجراء الفحوص. ويوفر تسجيل اسم الموظف (أو الموظفين) الذي تولى تحليل العينات مدخلات لتقييم كفاءة الموظفين.
• بعد الانتهاء من تحليل العينات يجب على مدير المختبر أن يقدم تقريراً عنها قبل الموعد النهائي المحدد، إلى الجهة المنظمة لمخطط التقييم الخارجي للجودة، من أجل الامتثال للمبادئ التوجيهية التي وضعتها هذه الجهة.
• عندما يتلقى مدير المختبر التقرير الختامي الصادر عن الجهة المنظمة لمخطط التقييم الخارجي للجودة، يجب عليه أن يرى إذا ما كانت النتائج الصادرة عن مختبره صحيحة. ويجب على مدير المختبر أن يناقش النتائج مع الموظفين المشاركين في الفحص على الأقل، ويُفضل أن يناقشها مع جميع موظفي المختبر حتى يتعرف الجميع على مستوى أداء المختبر (وفي هذه الحالة ينبغي عدم الإفصاح عن اسم الشخص الذي تولى فحص العينات، حيث إن الأمر يتعلق بأداء المختبر لا الأشخاص). وإذا كانت النتائج التي صدرت منحرفة/ غير صحيحة يجب إجراء تحليل من أجل تحديد المشكلة وسبب (أسباب) المشكلة. وعند الوقوف على جميع الأسباب يجب على المختبر أن يتخذ إجراءات تصحيحية لمعالجة المشكلة ويجب أيضاً أن يطبق الضوابط التي تنبه إلى المشكلة عند حدوثها من جديد. ينبغي للمختبر كلما أمكن أن يضع الإجراءات الوقائية وينفذها لمنع حدوث المشكلات نفسها مرة أخرى.
• في الجولة التالية للتقييم الخارجي للجودة، يجب على المختبر أن يتحقق من أن النتائج أصبحت صحيحة وأن المشكلة لم تعد قائمة. ولاحظ أنه في إمكانك التعرف على دورة "خطط ونفذ وتحقق واتخذ إجراء" في هذا الإجراء.

وقد يحدث أن تكون المشاركة في اختبار الكفاءة أو تنظيم المقارنات بين المختبرات أمراً غير ممكن. في هذه الحالة، ركِّز على العناصر الأخرى للتقييم الخارجي للجودة؛ وضع مخططاً لإعادة التحقق وإعادة الفحص. وفي هذا المخطط يتولى موظفون مختلفون فحص العينات نفسها ثم تُقارن النتائج، أو يقوم مختبر آخر بفحص مجموعة العينات ثم تُقارن النتائج، وهو ما يُعد أفضل.