Redacte un POE para la obtención y recepción de equipos. Este POE debe cubrir los siguientes procedimientos:

• Formular requisitos específicos para los equipos que se tienen que comprar.
  Cuando se tengan que comprar equipos, se debe formar un pequeño grupo de miembros del personal que vayan a usar los nuevos equipos para formular los requisitos concretos que quieren que la nueva parte de los equipos cumpla.
• Algunos requisitos estándar que se deben tener en cuenta en cada pedido de equipos son por ejemplo:
  • Un 10 % del presupuesto se debe usar para piezas de repuesto y mantenimiento.
  • Requisitos acerca de la limitación de consumo eléctrico y la carga medioambiental al deshacerse de los equipos.
    En ocasiones los equipos contienen productos químicos que son perjudiciales para el medio ambiente o para los seres humanos. En tal caso, esta parte de los equipos la debe procesar una empresa especializada en la eliminación de esta parte de los equipos para evitar daños al medio ambiente o riesgos para la salud pública. Si tales empresas no están disponibles, lo mejor es tratar de encontrar partes de equipos alternativas que no contengan esos materiales químicos. Asimismo, el consumo eléctrico debe ser limitado: una parte de los equipos que consuma innecesariamente grandes cantidades de energía también supone una carga para el medio ambiente, para la red eléctrica y para el presupuesto del laboratorio que tiene que pagar el consumo eléctrico. Trate de encontrar equipos que consuman una cantidad limitada de energía.
• Realice un inventario de las posibles partes de equipos adecuadas de diversos proveedores y seleccione la mejor oferta basándose en una lista de verificación.
• El proceso de pedido.
• Recepción de equipos.
• Una lista de verificación de recepción para comprobar que se ha recibido el modelo apropiado según el pedido y que los equipos funcionan correctamente y alcanzan los requisitos de rendimiento establecidos.
• Un procedimiento de aceptación o rechazo de equipos donados
  Un laboratorio que tenga un sistema de gestión de la calidad en vigor también tiene que realizar pruebas de recepción de los equipos donados. Si los equipos no cumplen con las especificaciones del laboratorio, no se deberían aceptar los equipos, ya que no podrán asegurar resultados de calidad con esos equipos. Los problemas con equipos donados solo se pueden resolver si los laboratorios se ponen en contacto con los donantes y les explican que los equipos tienen que satisfacer una serie de especificaciones propias del laboratorio, por muy delicada que pueda ser la situación.
• Instalación de los equipos.
• Hacer que un miembro del personal sea responsable de la parte de los equipos en concreto y autorizar a los miembros del personal adecuados a que utilicen la parte de los equipos (tarea del director del laboratorio). Instrucción de estos miembros del personal sobre sus tareas y responsabilidades (tarea del encargado de equipos).
• Organizar el archivo de equipos con los documentos y registros necesarios:
  • Un POE
  • Un archivo con todos los registros de los equipos (p. ej. certificado, instrucciones de fabricante/manual de usuario, contratos de servicio, registros de mantenimiento, etc.)
• Adaptar el registro de equipos para incluir la nueva parte de los equipos.

Este POE se tiene que redactar como POE de procedimiento. En la columna de la derecha se incluye un enlace a la plantilla del POE principal, que contiene una plantilla para POE de procedimiento en el anexo 1.