إهلاك المعدات:

• اُكتُب ما يلي فيما يتعلق بكل معدة من المعدات:
  • التكاليف السنوية المقدرة لصيانة المعدة.
  • التاريخ المقدر الذي سينبغي إبدال المعدة فيه بسبب تقادمها.
  • السعر المقدر للمعدة الجديدة التي ستحل محل المعدة القديمة.
• قسِّم سعر المعدة الجديدة التي ستحل محل المعدة القديمة على عدد السنوات المتبقية من الآن وحتى تاريخ إبدالها المتوقع. ويمثل ذلك تكلفة الإهلاك لهذه المعدة.
• احسِب مبلغ المال الذي ينبغي وضعه جانباً سنوياً لهذه المعدة بإضافة تكاليف إهلاك المعدة السنوية إلى التكاليف السنوية الخاصة بصيانة المعدة.
• كرر ذلك لجميع أنواع المعدات الموجودة في المختبر.
• احسُب إجمالي تكاليف إهلاك المعدات السنوية لجميع المعدات الموجودة في المختبر. أدرج هذه التكاليف في ميزانية السنة التالية تحت بند المصروفات المعنون "إهلاك المعدات".
• احسُب إجمالي تكاليف صيانة المعدات السنوية لجميع المعدات الموجودة في المختبر. أدرج هذه التكاليف في ميزانية السنة التالية تحت بند المصروفات المعنون "الصيانة الوقائية للمعدات".
• ضَعْ تقديراً للتكاليف السنوية لإصلاح المعدات؛ حيث إن الإصلاح عادة ما يكون غير متوقع فتتعذر معرفة المبلغ المحدد اللازم للعام التالي. حاول مع ذلك وضع تقدير تقريبي لمتوسط المبلغ الذي أُنفق على إصلاح المعدات خلال السنوات الأخيرة، وأدرج هذا المبلغ في ميزانية السنة التالية تحت بند المصروفات المعنون "إصلاحات المعدات المتوقعة".

وفي العديد من البلدان لا يمكن للمختبرات أن تضع نظاماً للإهلاك بسبب نظام التمويل. وفي هذه الحالة ينبغي للمختبر أن يجد نظاماً بديلاً لضمان استمرار المختبر (أي تجنب عجزه عن إجراء الفحوص بسبب تعطل المعدات القديمة). فيمكنك مثلاً محاولة التنبؤ بأعطال المعدات القديمة بتحديد المعدات التي لن تستمر لوقت طويل والبدء في البحث عن التمويل اللازم لتجهيز المعدات البديلة قبل تعطل هذه المعدات.

المعدات الجديدة:

• عند إعداد الميزانية السنوية، انظر إذا كنت ستحتاج إلى شراء معدات جديدة في العام التالي، أي في حال رغبتك في ضم فحوصات جديدة لا تُجرى حالياً إلى الفحوصات الروتينية للمختبر.
• أدرج السعر المقدر لهذه المعدة في الميزانية، مع مراعاة تكاليف الشحن والتركيب (تحت بند المصروفات المعنون "شراء المعدات الجديدة").

أدرج أيضاً مصروفات إصلاح المعدات غير المتوقعة عند تعطل المعدات. حدِّد ما يُعد مبلغاً معقولاً حتى يكون هناك ما يكفي من المال لإجراء الإصلاحات المتوسطة للمعدات.