Título
Por qué
Elaborar una descripción general de los equipos presentes en el laboratorio es el primer paso al implementar un sistema de gestión de la calidad para los equipos. El registro de equipos contiene detalles concretos sobre cada parte de los equipos (como las fechas de mantenimiento y calibrado, la frecuencia de mantenimiento, quién es responsable de los equipos, etc.) Por lo tanto, el registro de equipos es el elemento más importante al gestionar la calidad de los mismos.
Cuando se cree el registro de equipos, verifique directamente el funcionamiento de cada parte y anótelo en el registro de equipos de modo que quede claro qué partes tienen prioridad de mantenimiento en la planificación (que forma parte de la fase 2 de esta herramienta).
Qué
Crear un registro de equipos. Se trata de una descripción general de todos los equipos presentes en el laboratorio, incluidos los detalles más importantes. En la fase 2 se generará un archivo para cada parte individual que contendrá información más detallada.
Registre los siguientes detalles para cada parte concreta:
- Identidad:
Nombre de la parte de los equipos, incluido el tipo/modelo cuando sea pertinente. - Etiqueta:
Haga esto usted mismo: use una etiqueta lógica que incluye el nombre abreviado del laboratorio (para indicar que los equipos son propiedad del laboratorio) y un código único para la parte individual. - Número de serie:
Se trata de un número que proporciona el fabricante. - Nombre del fabricante.
- Persona de contacto del fabricante e información de contacto.
- Fecha de compra.
- Fecha de puesta en marcha.
- Ubicación:
P. ej., número de sala y, si fuese pertinente, número de edificio. - Condición:
P. ej., “Funciona correctamente”/ “Requiere calibrado”/ “Requiere mantenimiento”/ “Defectuoso”. - Nombre del proveedor de servicios.
- Persona de contacto del proveedor de servicios e información de contacto.
- Frecuencia de mantenimiento:
¿Cuántas veces al año es necesario realizar mantenimiento y calibración? - Fecha del anterior mantenimiento.
- Fecha del próximo mantenimiento programado.
- Comentarios:
Información adicional, si se considera necesaria.
En la columna de la derecha se proporciona una plantilla para el registro de equipos.
Cómo y quién
Encargado de equipos:
- Haga un inventario de los equipos presentes en el laboratorio. Lo puede hacer en papel o en formato digital, si es posible. Es más cómodo realizar el registro en formato digital, ya que supone menos trabajo cuando sea necesario realizar ajustes al inventario. Asegúrese de incluir todos los detalles indicados anteriormente. En la columna de la derecha se proporciona una plantilla para el registro de equipos, que incluye todos los detalles mencionados anteriormente.
- Asegúrese de incluir todos los equipos. Piense en ordenadores, autoclaves, incubadoras, centrifugadoras, cabinas de flujo laminar, pipetas, cronómetros, etc.
- Determine el funcionamiento correcto de cada parte individual de los equipos para los análisis realizados. Pregunte también a los miembros del personal que usen la parte del equipo con frecuencia si funciona bien.
- Si ha identificado una parte de los equipos que no funciona bien y esta parte tiene un efecto crítico y directo en los análisis del laboratorio, póngala fuera de servicio, determine qué reparación se debe realizar y explíqueselo al director del laboratorio. Cuando decimos “crítico” nos referimos a que la ausencia de una parte que funcione bien hace que los análisis del laboratorio no se puedan realizar.
- Determine si existe la necesidad crítica de alguna parte específica de los equipos que no esté presente en el laboratorio actualmente.
- Si fuese así, enumere las características de la parte de los equipos que se necesite y envíelas al director del laboratorio.
Director del laboratorio:
- Cuando el encargado de equipos indique que es necesario reparar ciertas partes, identifique los fondos y organice la reparación. Si fuese necesario realizar una reparación compleja en cierta parte de los equipos, determine si es más rentable comprar una parte nueva o reparar la parte antigua de los equipos.
- El Encargado de equipos también debe elaborar una lista de los nuevos equipos necesarios para realizar los análisis del laboratorio de forma adecuada. Investigue las opciones de adquisición disponibles para cada parte de los equipos y determine la cantidad de fondos necesarios. Al elegir el equipo tenga en cuenta:
- Que los reactivos estén disponibles y se puedan entregar fácilmente.
- Que debe ser posible contar con un mantenimiento técnico específico (p. ej., que exista una empresa de mantenimiento capaz de realizar el mantenimiento técnico específico de los equipos, o que la empresa que instale la pieza de los equipos pueda impartir formación en el laboratorio para que el personal pueda aprender cómo realizar el mantenimiento de los equipos).
- Identifique los fondos y compre los equipos necesarios.
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