I. Introduction[1]
Le Programme spécial de recherche et de formation concernant les maladies tropicales (TDR) est un programme mondial de coopération technique internationale qui vise à mettre au point de meilleurs moyens d’action contre les maladies tropicales et à renforcer la capacité de recherche des pays touchés par ces maladies. L’organe directeur du Programme spécial, le Conseil conjoint de coordination (JCB), est composé de 28 membres regroupés en quatre catégories. Ses membres sont diversifiés et comprennent aussi bien des organisations coparrainantes et des représentants de gouvernements que des organisations non gouvernementales et intergouvernementales. Les fonctions du JCB sont décrites dans le Protocole d’accord du TDR. Eu égard à la nature de ces fonctions, il est particulièrement important de veiller à ce que les intérêts des membres du JCB soient dévoilés et gérés de manière appropriée.
Les principes énoncés ci-après fournissent des orientations sur la manière de repérer et de traiter les conflits d’intérêts potentiels. Ils indiquent ce qui constitue un conflit d’intérêts réel ou potentiel et définissent la marche à suivre pour gérer les conflits d’intérêts lorsqu’ils surgissent. Le but de ces principes est de protéger la réputation et l’intégrité du Programme spécial et de préserver la confiance à l’égard des décisions du JCB.
II. Définition
Il y a conflit d’intérêts lorsqu’un membre du JCB participe personnellement et de façon substantielle[2] à l’examen par le JCB d’un sujet dans lequel, à sa connaissance, lui‑même ou une personne[3] ou une entité[4] qui lui sont liées ou associées, a ou est susceptible d’avoir un intérêt financier ou autre, ou que ledit sujet a ou est susceptible d’avoir un effet direct ou indirect sur cet intérêt.
D’une manière générale et non limitativement, l’existence d’un conflit d’intérêts pourra être présumée dans les situations suivantes :
- Lorsque les intérêts financiers ou autres d’un membre du JCB, ou les intérêts financiers ou autres d’une personne ou d’une entité avec lesquelles ce membre est lié ou associé, peuvent affecter ou être considérés comme susceptibles d’affecter son indépendance et son objectivité dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités au JCB.
- Lorsque les intérêts financiers ou autres d’un membre du JCB, ou les intérêts financiers ou autres d’une personne ou d’une entité avec lesquelles ce membre est lié ou associé du fait, par exemple, de l’occupation d’un poste ou de la représentation de certains intérêts ou de certaines opinions, sont susceptibles de compromettre ou d’ébranler la confiance du public dans la prise de décisions du JCB. Lorsque les intérêts d’un membre du JCB ou les intérêts d’une personne ou d’une entité avec lesquelles il est lié ou associé peuvent donner l’impression qu’il se sert de son rôle au JCB pour son bénéfice personnel ou le bénéfice d’une personne ou d’une entité avec lesquelles il est lié ou associé.
Parmi les exemples de conflits d’intérêts on peut citer :
- le fait qu’un membre du JCB examine aux fins d’approbation des propositions dont l’organisation, la société ou le gouvernement pour lesquels ce membre travaille en tant que fonctionnaire, dirigeant, administrateur, partenaire, employé, conseiller ou consultant, peut tirer directement ou indirectement profit ;
- le fait qu’un membre du JCB examine aux fins d’approbation des propositions dont l’organisation, la société, le gouvernement ou toute autre entité similaire avec lesquels ce membre négocie ou a conclu des arrangements en vue d’un emploi éventuel, peut tirer directement ou indirectement profit ;
- le fait qu’un membre du JCB use de sa qualité de membre pour préconiser ou chercher par d’autres voies à faire approuver un accord de collaboration ou un contrat de services entre le TDR et une personne ou une entité avec lesquelles ce membre est lié ou associé.
III. Déclaration d’un conflit d’intérêts
- Les membres du JCB doivent remplir le formulaire de déclaration d’intérêts ci-joint et en adresser un exemplaire dûment complété et signé au secrétariat du TDR au moins deux semaines avant chaque réunion du JCB.
- Un formulaire vierge de déclaration est mis à la disposition des membres du JCB sur le site SharePoint protégé du JCB, en même temps que leur est adressée l’invitation à participer à une réunion du JCB.
- Tous les formulaires remplis sont évalués par le secrétariat du TDR.
IV. Gestion des conflits d’intérêts
Si le secrétariat du TDR détermine que les faits dévoilés peuvent donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou potentiel, le Président du JCB (ou une personne désignée par lui) doit, après l’adoption de l’ordre du jour d’une réunion donnée du JCB, décrire le problème de conflit d’intérêts qui se pose et formuler une recommandation sur la manière de le gérer selon l’une ou l’autre des procédures exposées ci‑après (ou éventuellement une combinaison de plusieurs d’entre elles) :
- recommander que le membre du JCB concerné participe pleinement à la réunion ou à l’activité ;
- recommander que l’intérêt déclaré par le membre du JCB concerné soit porté à la connaissance de l’ensemble des autres membres du JCB de manière plus détaillée et soit consigné dans le rapport de la réunion du JCB ;
- recommander que le membre du JCB concerné participe aux délibérations, mais soit exclu de la prise de toute décision sur la question pertinente à l’examen ; ou
- recommander que le membre du JCB concerné ne participe ni aux délibérations ni à la prise de décisions sur la question pertinente à l’examen.
Le JCB examine la (les) recommandation(s) du Président et convient des mesures appropriées à prendre. Tous les problèmes de conflits d’intérêts ainsi que les décisions du JCB sur la façon de les gérer doivent être en outre consignés dans le rapport de la réunion du JCB considérée.
ANNEXE: FORMULAIRE DE DÉCLARATION D’INTÉRÊTS POUR LES MEMBRES DU CONSEIL CONJOINT DE COORDINATION (JCB) DU TDR
Le présent formulaire accompagne les principes relatifs aux conflits d’intérêts du Conseil conjoint de coordination (JCB) du Programme spécial (ci-après les « Principes ») adoptés par le Conseil à sa trente‑septième session. Afin de garantir le plus haut degré d’intégrité et de préserver la confiance du public dans ses activités, le TDR exige des membres du Conseil conjoint de coordination qu’ils révèlent toute circonstance pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel en lien avec leur rôle de membres du Conseil.
En tant que membre du Conseil, vous devez révéler dans le présent formulaire de déclaration d’intérêts tout intérêt financier, professionnel ou autre en rapport avec les travaux du Conseil et tout intérêt qui pourrait être affecté par les résultats de décisions du Conseil. Vous devez également déclarer les intérêts pertinents des personnes et entités qui vous sont liées ou associées telles que définies ci‑après.
Veuillez remplir ce formulaire et le renvoyer au secrétariat du TDR soit par courriel soit par la poste, afin qu’il lui parvienne au plus tard deux semaines avant le début de la prochaine session du JCB. Vous devez également informer rapidement le secrétariat de tout changement intervenu dans ces informations avant ou pendant la réunion du Conseil.
Vos réponses seront examinées par le secrétariat qui déterminera si l’un quelconque des faits déclarés pourrait constituer ou être perçu comme constituant un conflit d’intérêts par rapport à vos responsabilités en tant que membre du JCB. Le secrétariat du TDR rendra compte de tous les intérêts pertinents à la réunion plénière du JCB, par l’intermédiaire du Président du JCB, en formulant une recommandation sur la manière dont ces intérêts devraient être gérés conformément aux Principes édictés.
Bien que les formulaires remplis soient confidentiels, un résumé de toutes les déclarations et des mesures prises pour gérer les intérêts déclarés sera publié dans le rapport de la réunion du JCB. En remplissant le présent formulaire, vous acceptez ces conditions. Si vous n’êtes pas en mesure ou si vous ne souhaitez pas révéler les détails d’un intérêt pouvant constituer un conflit réel ou perçu, vous devez indiquer qu’un conflit d’intérêts peut exister et le JCB pourra décider de vous récuser totalement pour la réunion concernée.
[1] Voir le Protocole d’accord du TDR pour plus de détails sur les structures administratives et techniques du Programme spécial [document TDR/CP/78.5/Rev.2013/rev.1].
[2] Participer personnellement et de façon substantielle signifie participer soit directement à l’examen de cette question lors d’une réunion du JCB, soit en supervisant directement et activement un subordonné.
[3] Par personne liée ou associée, on entend le conjoint d’un membre du JCB (ou un partenaire avec lequel ce membre a une relation personnelle de proximité comparable) ainsi que ses enfants.
[4] Par entité liée ou associée, on entend : i) toute organisation ou société ou tout gouvernement dans lesquels un membre du JCB est fonctionnaire, dirigeant, administrateur, partenaire, employé, conseiller ou consultant ; et ii) toute organisation ou société, ou tout gouvernement ou entité similaire avec lesquels un membre du JCB négocie ou a conclu des arrangements en vue d’un emploi éventuel.
Il y a 5 questions dans ce questionnaire.
